Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag
Tid: 25.09.2018 18.00-22.00
Sted: Gislestua
Tilstede: Leif Gunnar Vigebo
Inger Lerøen
Kari Log
Jorunn Moi
Hege Ausland
Ordstyrer: Vigebo
Referent: Ausland
Følgende saksliste vedtatt:
39/2018: Status økonomi
40/2018: Evaluering av dugnaden høsten 2018
41/2018: Konstatering av skadedyr
42/2018: Mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholds-rapport
43/2018: Status etter storm og vanninntrenging
44/2018: Gapanalyse av vaktmestertjenester/vasketjenester
45/2018: Gjennomgang av snittforbruk ihht fjernvarme
46/2018: Forberedende diskusjon rundt budsjett for 2019
47/2018: Avfall Sør – endring av tømmedager
48/2018: Status hjemmeside
49/2018: Eventuelt
39/2018: Status økonomi
Vedtak: Styret tar den forelagte dokumentasjon mht status økonomi og godkjenningsrutiner i SBBL-portalen til etterretning.
40/2018: Evaluering av dugnaden
Styret har evaluert alle sider av dugnaden og er svært tilfreds med både oppmøtet, stemningen og effektiviten under høstens dugnad.
Vi fikk gjort en hel masse og lært mye.
Det var moro å se at alle aldersgrupperinger var representert og at beboerne møtte og deltok ut fra sine forutsetninger.
Vedtak: Styret har startet planleggingen av dugnaden våren 2019 ut fra de erfaringer vi nå har gjort og de behov som foreligger.
41/2018: Konstatering av skadedyr
Det er konstatert «Tyske kakerlakker» i en leillighet i oppgang 2C.
Det er kun leiligheter som sorterer inn under oppgang 2C som er berørt.
De aktuelle andelseiere /beboere er underrettet.
Alle skadedyr-tilfeller regnes som forsikringssak og for denne typen tilfeller er det ingen egenandel. Utgiftene dekkes i sin helhet av borettslagets forsikring i IF som har egen avtale med Anticimex.
Vedtak: Rapporten tas til etterretning og følges opp i h.h.t. retningslinjer gitt fra Anticimex – jfr. vedtekter for Gislemyrveien 2-4 borettslag. Det er gitt beskjed om at borettslaget ønsker skadedyrene tilintetgjort så snart som mulig og det er viktig at beboerne stiller leilighetene tilgjengelig for inspeksjon så snart Styret mottar dato for inspeksjonen av Anticimex.
Andelseiere/beboere som sorterer inn under oppgang 2C, vil bli varslet om tidspunktet for Anticimex-inspeksjon fra Styret.
42/2018: Mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholds-rapport
Vi har mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholdsrapport fra SBBL for hele bygningsmassen i Gislemyrveien 2-4 borettslag.
Vedtak: Styret tar tilbudet fra SBBL til etterretning og vurderer også å innhente tilbud fra to andre aktører.
Det jobbes med saken.
43/2018: Status etter storm og vanninntrenging
Styret er kjent med følgende forhold:
- Vanninntrenging i boder.
SBBL ble kontaktet og de varsler forsikringen. Septikkservice kom og tømte sykkelboden for inntrengt vann. Det ble montert en kontakt og satt ut byggtørker i det aktuelle området.
Innholdet i bodene er beboer eget ansvar.
- Vanninntrenging til sykkelrom i sydøstenden av toerblokka. Det er åpent under svilla for inntrenging av vann. Denne åpningen bør tettes.
Styret kontaktet Brabo AS. De anbefaler å fjerne raden med stein helt inn til beslaget og mure opp en slisse som legges inntil beslaget. Tilpasser høyden slik at de får på steinene igjen. Kan også fuge mot beslaget.
De anbefaler også å bytte lokket på kummen som ligger like utenfor for å ta unna mer vann ved større regnskyll.
Styret har innhentet pris og akseptert tilbud og løsning.
Jobben vil bli gjort i uke 41 eller uke 42.
- Utgangspunktet var at en eldre antenne er demontert og en gjenstår. Det kom bekymringsmelding til Styret der beboer uttrykte at det kunne være en fare for at den eldre antennen kunne rause ned i stormen.
Dette er en typisk vaktmesterjobb og Brabo AS ble kontaktet slik at jobben kunne foregå på en trygg måte.
Brabo har utført oppdraget og demontert den siste antennen.
- Potensiell lekkasje i vindu i 4B v/heis. Dette ser ut som en gammel skade og vi ser også at tilsvarende skader også er å finne annensteds i Gislemyrveien 2-4 brl. Styret vurderer hvordan vi skal angripe skaden på kortere og lengre sikt – (ref. pågående prosess mht å bestille en vedlikeholdsrapport der taket er del av det som skal inspiseres og vurderes).
44/2018: Gapanalyse av vaktmestertjenester/vasketjenester
Styret har diskutert en ny utarbeidet gapanalyse mellom totalt behov for vaktmestertjenester/vasketjenester og det borettslaget i dag har avtalefestet.
Vedtak: Styret legger ny utarbeidet gapanalyse til grunn for sitt nært forestående møte med Brabo AS ifb med vaktmestertjenester/vasketjenester i Gislemyrveien 2-4 brl.
45/2018: Gjennomgang av snittforbruk ihht fjernvarme
Vedtak: Styret legger SBBL sin beregning til grunn for forskuddstrekk for fjernvarme.
SBBL opplyser at de har til hensikt å justere a konto innbetalingene med virkning fra 01.01.2019.
Hensikten er å unngå at beboere trekker for lite på forskuddsbasis ift hva som historisk er riktig nivå og derved får høye etterregninger når fjernvarmen gjøres opp.
Det er heller ikke meningen at beboere skal sitte med store tilgodebeløp knyttet til forbrukt fjernvarme.
46/2018: Forberedende diskusjon rundt budsjett for 2019
Styret diskuterte det foreliggende budsjettet ift hva vi må ta høyde for mht bl.a. vaktmesterutgifter og kostnader knyttet til utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
Vedtak: Styret tar utkast til budsjett fra SBBL til etterretning / intensjonen er å sluttbehandle dette forslaget til budsjett i Styrets oktober eller november møte.
47/2018: Avfall Sør – endring av tømmedager
Vedtak: Styret vedlegger info fra Avfall Sør vedrørende endringer av tømmedager i Gislemyrveien 2-4 borettslag. Styret ser ingen negative konsekvenser av disse endringene.
48/2018: Status hjemmeside
Vedtak: Styret har som mål å få hjemmesiden aktiv f.o.m 1. November
49/2018: Eventuelt
- Det er inngått databehandlingsavtale med Stanley Security AS – jfr. personvernartikkel 28.
Myndighetspålagt sikkerhetskontroll med plikt om å være tilstede fra Agder Energi (Elsikkerhet) ble utført 19.09.2018. Det er påvist jordfeil og AS Elektrisk jobber med saken. AS Elektrisk er kjent med fristen for lukking av pålegget..