Protokoll 17.01.19

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Ekstraordinært styremøte

Tid:             17.01.2019 18.00-20.45

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

  • Forespørsel fra beboer om det er mulig å få tilbake klesrulle i vaskeriet.

Henvendelsen er besvart og saken blir satt opp på en liste over innkomne ønskede tiltak i borettslaget. Listen vil bli saksbehandlet av Styret som utarbeider en innstilling. Innstillingen vedlagt forslagene vil bli forelagt Generalforsamlingen (GF) i slutten av april til avgjørelse

  • Det er kommet inn forslag om maling av gule vegger i fellesarealer.

Styret har svart forslagsstilleren at Styret vil avvente vedlikeholdsrapport med tilhørende plan for periodisk vedlikehold av all bygningsmasse i borettslaget som skal leveres i løpet av våren 2019.

Samme person ønsket også at oppgangene til 5.etg skulle merkes bedre.

Styret vil snarlig ta aksjon på dette i begge blokkene for alle oppgangene.

Oppdateringer:

  • Sjekking av brannalarm

Tirsdag 22.01.2019 fra kl. 0900 skal AS Elektrisk ha en gjennomgang å teste alle brannalarmene i hver leilighet i begge blokkene.

Informasjon er sendt ut og fullmakter innhentet

  • Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Denne er gjennomført og Styret har gitt aksept på anbud fra Thyssenkrupp Elevator AS som viser kostnad knyttet til å utbedre avvik som ble funnet

  • Undertegning av utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning med SBBL der utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan inngår som del av avtalen.

Kontrakten er 5-årig og ble undertegnet 11.01.2019.

Kontrakten løper fom 01.01.2019 og arbeidet med utarbeidelse av vedlikeholdsrapport / periodisk vedlikeholdsplan er allerede godt i gang og skal leveres oppdragsgiver i løpet av våren 2019.

  • Undertegning av avtale med Byggmester Ingebretsen ifm skifte av 4 småtak (to småtak + to utspring.

Avtalen ble undertegnet 11.01.2019 og arbeidet skal påbegynnes innen 01.02.2019 og være ferdig innen 01.03.2019 (må nok ta litt værforbehold).

Sakskart:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

 SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

Styret gikk gjennom resultat pr desember 2018 (foreløpige tall / ikke revisorgodkjente enda), rapport som viser sammenhengen mellom resultat og disponible midler pr. 31.12.2018 (foreløpige tall) og budsjett 2019.

Særlig fokus ble satt på økning av husleie med virkning fom 01.01.2019 og begrunnelsen for dette.

Vedtak: Styret tar de foreløpige økonomirapporter for 2018 og budsjett for 2019 til etterretning.

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet.

Det generalforsamlingen beslutter, tar Styret til etterretning og gjennomfører.

Regelverket tilsier at ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres når minimum 10 prosent av andelseierne krever ekstraordinær generalforsamling.

Dette er situasjonen i vårt tilfelle.

Krav om ekstraordinær generalforsamling ble mottatt av Styreleder den 7. januar 2019.

Innkalling skal skje minimum 8 dager og maksimum 20 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

Vedtak: Styret har besluttet at ekstraordinær generalforsamling skal avholdes tirsdag den 5. februar 2019 kl. 1800 i Gislestua.

Registrering skjer fra kl. 1730.

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Styret behandlet anbudet og et enstemmig styre gikk inn for å tildele denne jobben til AS Elektrisk ettersom dette er deres forslag til løsning av jordfeilproblematikken og fordi AS Elektrisk følger opp Gislemyrveien 2-4 brl. sitt internkontrollsystem på elektrosiden og kjenner anlegget meget godt.

Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å undertegn avtale med AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling i Gislemyrveien 2-4 brl.

Arbeidet igangsetter så fort som mulig.

SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler eller ikke selv har behov for plassen og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Styret hadde en høyttenkning rundt dette sakskomplekset og forstår at opprinnelige oversikter ikke var oppdatert og at faktisk status ikke stemte med kartet.

Dette blir nå ryddet opp i.

Vedtak: Prosessen videreføres på et oppdatert grunnlag.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                     Jorunn Moi  

Ansvar Service                                                                            Ansvar Bomiljø        

Per Otto Rasmussen

1.varamann f ff