https://brannvernforeningen.no/siteassets/pdf/minos/brannsikker-bolig-v2017-norsk.pdf

PROTOKOLL FRA Styremøte 26.02.2019
Leif Gunnar Vigebo, Leder
Jorunn Moi, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem
Inger Lerøen, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Gislestua
Organisasjon: GISLEMYRVEIEN 2-4 BORETTSLAG
Dato: 26.02.2019 kl 1800
Sted:
Til stede
Sak nr 20190001 Innkommen post
Styrepostkasser / mailer / brev o.a.
Tatt til orientering
Innkommen post
a)En beboer klager på rift i parkett pluss to andre småskader som beboer mener er påført av håndverkere som jobbet med
reparasjon knyttet til skifte av rør ifm fjernvarme i hans leilighet/ saken.
Saken er under behandling.
b)En beboer klager på vannlekkasje i taket på badet.
Saken er under behandling.
c)En beboer klager på at balkongdøra ikke er tett.
Saken er under behandling.
d) En beboer klager over støy fra dører og støy fra ledninger i fjernvarmeanlegget.
Saken er under behandling
Sak nr 20190002 Oppdateringer
Saker som går over flere styremøter / saker på gang etc.
Tatt til orientering
•5% rabatt på If forsikringspremie for brannvarsling (ikke medregnet naturskadedel) og vedlikeholdsplan er nå effektuert
•Andre utkast til «Utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning» er nå mottatt fra SBBL.
•Skiftning /reparasjon av 4 småtak (to småtak og to utspring) over inngangspartier er i gang og vil bli ferdigstilt innen 01.03.2019.
•Etterlyst sluttrapport fra Anticimex – foreløpig ikke mottatt
•Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning – gjennomført
•Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling – blir gjennomført uke 9.
•Testing av brannalarmer / reparasjon av avvik – Avvik lukket
.Videre oppfølging av de 20 prosentene som ikke møtte under inspeksjonen eller hadde undertegnet fullmakt slik at borettslaget
kunne gjennomføre sine forpliktelser i h.h.t Internkontroll systemet – Saken er under behandling
•Innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler – saken er under behandling
Sak nr 20190003 Økonomi
Resultatregnskap
Tatt til orientering
Resultatrapport pr. februar 2019 tatt til etterretning.
Sak nr 20190004 Dugnad våren 2019
Tidsfastsettelse / gjøremål / opplegg
Side 1 av 2
Tatt til orientering
Dugnad våren 2019 blir den 7. mai 2019 fra kl. 1200.
Revidert arbeidsliste for dugnaden, invitasjon til dugnad og påmeldingsliste med ønsket arbeidsområde utarbeides
Sak nr 20190005 Brannøvelse våren 2019 – trinn 2 i fremdriftsplanen
Råd om hvordan vi forbereder brannøvelse i et borettslag / motivasjon av bebore frem mot øvelsestidspunktet / avklare om det er
informasjonmateriell til disposisjon (nært samarbeid med Kristiansand brannvesen)
Tatt til orientering
Styreleder tar kontakt med Kristiansand Brannvesen med tanke på utarbeidelse av opplegg for brannøvelse tilpasset Gislemyrveien
2-4 brl. våren 2019. Styret innhenter info-materiell som tenkes distribuert til beboerne
Sak nr 20190006 Trefelling på kommunalt friområde
Svar fra Teknisk sektor Parkvesenet datert 26.02.2019
Tatt til orientering
Styret tar kontakt med firmaer som driver med trefelling og innhenter pristilbud på å felle de trærne som Parkvesenet har gitt
tillatelse til å fjerne innen 15. mai 2019 (frist).
Det er særlig viktig å få dokumentert at de som skal utføre jobben har riktig kompetanse og at firmaet som velges har de
forsikringer som trenges for å utføre denne typen arbeid.
Sak nr 20190007 Eventuelt
Andre saker til behandling
Tatt til orientering
Styret minner igjen om at de som har sykler som de ønsker å beholde i sykkelbodene, må snarest mulig merke disse med navn og
leilighetsnummer (fristen utløp 01.03.2019) – jfr to tidligere varseler (jan/febr) som er sendt til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.
Styret vil ta bilde av sykler der eier ikke gir seg til kjenne.
Uidentifiserte sykler vil bli gitt videre til Kirkens Bymisjon som vi nå er i ferd med å avtale henting av syklene med.
Leif Gunnar Vigebo, Leder Inger Lerøen, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem Jorunn Moi, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Side 2 av 2

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Ekstraordinært styremøte

Tid:             17.01.2019 18.00-20.45

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

• Forespørsel fra beboer om det er mulig å få tilbake klesrulle i vaskeriet.

Henvendelsen er besvart og saken blir satt opp på en liste over innkomne ønskede tiltak i borettslaget. Listen vil bli saksbehandlet av Styret som utarbeider en innstilling. Innstillingen vedlagt forslagene vil bli forelagt Generalforsamlingen (GF) i slutten av april til avgjørelse

• Det er kommet inn forslag om maling av gule vegger i fellesarealer.

Styret har svart forslagsstilleren at Styret vil avvente vedlikeholdsrapport med tilhørende plan for periodisk vedlikehold av all bygningsmasse i borettslaget som skal leveres i løpet av våren 2019.

Samme person ønsket også at oppgangene til 5.etg skulle merkes bedre.

Styret vil snarlig ta aksjon på dette i begge blokkene for alle oppgangene.

Oppdateringer:

• Sjekking av brannalarm

Tirsdag 22.01.2019 fra kl. 0900 skal AS Elektrisk ha en gjennomgang å teste alle brannalarmene i hver leilighet i begge blokkene.

Informasjon er sendt ut og fullmakter innhentet

• Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Denne er gjennomført og Styret har gitt aksept på anbud fra Thyssenkrupp Elevator AS som viser kostnad knyttet til å utbedre avvik som ble funnet

• Undertegning av utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning med SBBL der utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan inngår som del av avtalen.

Kontrakten er 5-årig og ble undertegnet 11.01.2019.

Kontrakten løper fom 01.01.2019 og arbeidet med utarbeidelse av vedlikeholdsrapport / periodisk vedlikeholdsplan er allerede godt i gang og skal leveres oppdragsgiver i løpet av våren 2019.

• Undertegning av avtale med Byggmester Ingebretsen ifm skifte av 4 småtak (to småtak + to utspring.

Avtalen ble undertegnet 11.01.2019 og arbeidet skal påbegynnes innen 01.02.2019 og være ferdig innen 01.03.2019 (må nok ta litt værforbehold).

Sakskart:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

 SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

Styret gikk gjennom resultat pr desember 2018 (foreløpige tall / ikke revisorgodkjente enda), rapport som viser sammenhengen mellom resultat og disponible midler pr. 31.12.2018 (foreløpige tall) og budsjett 2019.

Særlig fokus ble satt på økning av husleie med virkning fom 01.01.2019 og begrunnelsen for dette.

Vedtak: Styret tar de foreløpige økonomirapporter for 2018 og budsjett for 2019 til etterretning.

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet.

Det generalforsamlingen beslutter, tar Styret til etterretning og gjennomfører.

Regelverket tilsier at ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres når minimum 10 prosent av andelseierne krever ekstraordinær generalforsamling.

Dette er situasjonen i vårt tilfelle.

Krav om ekstraordinær generalforsamling ble mottatt av Styreleder den 7. januar 2019.

Innkalling skal skje minimum 8 dager og maksimum 20 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

Vedtak: Styret har besluttet at ekstraordinær generalforsamling skal avholdes tirsdag den 5. februar 2019 kl. 1800 i Gislestua.

Registrering skjer fra kl. 1730.

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Styret behandlet anbudet og et enstemmig styre gikk inn for å tildele denne jobben til AS Elektrisk ettersom dette er deres forslag til løsning av jordfeilproblematikken og fordi AS Elektrisk følger opp Gislemyrveien 2-4 brl. sitt internkontrollsystem på elektrosiden og kjenner anlegget meget godt.

Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å undertegn avtale med AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling i Gislemyrveien 2-4 brl.

Arbeidet igangsetter så fort som mulig.

SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler eller ikke selv har behov for plassen og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Styret hadde en høyttenkning rundt dette sakskomplekset og forstår at opprinnelige oversikter ikke var oppdatert og at faktisk status ikke stemte med kartet.

Dette blir nå ryddet opp i.

Vedtak: Prosessen videreføres på et oppdatert grunnlag.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                     Jorunn Moi  

Ansvar Service                                                                            Ansvar Bomiljø        

Per Otto Rasmussen

1.varamann f ff

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             18.12.2018 18.00-21.25

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Jorunn Moi         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen.

1.varamann Per Otto Rasmussen var innkalt, men meldte kort tid før møtestart at han ikke kunne møte pga jobb. I hans sted ble varamann Henrik Nielsen innkalt på oppgitt mailadresse. Styret mottok ingen tilbakemelding fra ham.

Varamann Ellen Iversen hadde ikke mottatt innkallingen da hun hadde dataproblemer.

Mer enn 50 prosent av Styret var til stede og Styret var derfor beslutningsdyktig.

Ingen hadde merknader til innkallingen utover det som ovenfor er nevnt..

Gjennomgang av innkommen post

• Varsel fra beboer om at det jobbes med krav til ekstraordinær generalforsamling knyttet til økt husleie.

Husleien er økt med utgangspunkt i de forventninger Styret har til merutgifter knyttet til driftsåret 2019.

Styret noterer at Nordea nå varsler økt rente på begge lån fom. 02.01.2019.

Videre har Styret vært i kontakt med SBBL vedr. forsikringsordningen som borettslaget i dag har gjennom forsikringsselskapet If.  Styret mener at de vilkår som gjelder og den prising som SBBL har oppnådd i sine forhandlinger med forsikringsleverandøren for driftsåret 2019, er konkurransedyktige som produkt betraktet.

Borettslaget har nylig skiftet til Canal Digital / Telenor og SBBL mener at det er lite å si på prisen man nå betaler for den tjenesten.

• Påminnelse fra beboer om at sjekk av brann- og nødlysanlegg må sjekkes hvert år.

Sjekk av brann- og nødlysanlegg inngår fom høsten 2018 som en del av den internkontrollen som AS Elektrisk skal utføre for Gislemyrveien 2-4 brl. på elektrosiden.

Slik sjekk blir nå gjennomført den 22. januar 2019.

• Varsel om vannmåleravlesning 2018

Fristen for innrapportering var satt til 31.12.2018.

Vannmåleravlesningen på begge målerne ble rapportert elektronisk til Ingeniørvesenet i Kristiansand den 6. desember 2018.

• Etterspurt avklaring fra SBBL om system for forhandlinger av vilkår knyttet til leveranse av forsikringstjenester inn mot SBBL / forsikringsselskapet IF leverer tjenester i dag bl.a. til Gislemyrveien 2-4 brl.

Slik avklaring mottok Styret i mail fra SBBL den 6. desember 2018.

• Varsel fra Nordea om økt lånerente på to lån med virkning fom. 02.01.2019.

Effektiv rente settes opp til 2,22% p.a. på det største lånet og 2,23% p.a. på det andre lånet.

• Tilbud fra AS Elektrisk på endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Denne saken tas opp i første styremøte etter årsskiftet.

Oppdateringer:

• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018

Fortsatt under oppdatering.

• Annet

Intet annet var nødvendig å oppdatere.

Sakskart:

SAK 64/2018 – Økonomi

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

SAK 69/2018 – Eventuelt

Merknader til sakskart?

Det fremkom ingen merknader til sakskartet

Saksbehandling / vedtak:

SAK 64/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapporten til etterretning.

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for SBBL sitt tilbud om å erstatte eksisterende forretningsavtale med en utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning.

Kontrakten har en varighet på 5 år.

Oppgaver som omfattes av kontrakten:

• Rådgivning overfor Styret i tekniske spørsmål
• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan – NS 3424
• Internkontrollsystem
• Forsikring (5% rabatt på eksisterende premie)
• Anbefaling av håndverkere
• Tegninger
• Bruk av måleinstrumenter
• Systemnøkler

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med SBBL.

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i forhold til pris, responstid og teknisk gjennomføring.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for tilbudet fra Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Med et visst værforbehold kan han starte arbeidet i slutten av januar måned 2019.

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Ansvarshavende for Gislestua fremla et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som kan benyttes eksternt ifm slik utleie

Vedtak

Ansvarshavende for Gislestua oppdaterer nettpresentasjonen og malen i samsvar med Styrets anbefalinger.

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

Styreleder fremla forslag til møteplan for vårsesjonen 2019.

Styrets mandat går frem tom Generalforsamlingen i april-møtet 2019 – plan utover dette (mai/juni), bør anses som et forslag til møteplan for det nye Styret.

Vedtak

Forslag til ny møteplan for våren 2019 ble enstemmig vedtatt

SAK 69/2018 – Eventuelt

Det fremkom ingen saker under Eventuelt.

Denne saken/saksnummeret ble derfor annullert.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

                                                                                                     Jorunn Moi             

                                                                                                          Ansvar Bomiljø                                                                                                                

LGV/26.12.2018-rev.0

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             27.11.2018 18.00-21.20

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

• Klager ønsker røykfritt inngangsparti

Se SAK 63/2018 under

• Spørsmål knyttet til fjernvarme

Styret har vært i kontakt med Agder Energi (leverandør av fjernvarme), Brunata (måling av forbruk av fjernvarme) og rørlegger Flaa (som vi benytter i borettslaget bl.a. knyttet til fjernevarmeutfordringer).

Spørsmålsstilleren hadde registrert at man nå – sammenlignet med tidligere – måtte sette ovnen i leiligheten på 4 istedenfor 3 for å oppnå samme varme i rommet når termostaten f.eks stod på 22 grader C. Spørsmålsstilleren lurte på om dette ville føre til høyere driftsutgifter knyttet til fjernvarme?

Agder Energi svarer kategorisk nei på det spørsmålet og viser bl.a. til at termostatene ikke er helt like.

• Felling av bjørketrær i lekeparken

Det er kommet inn ønske om å søke Parkvesenet om å felle noen trær som står i lekeparken fordi disse skygger for sola i 1.etasje i 4-er blokka.

Styret har tidligere i høst søkt Parkvesenet i Kristiansand kommune om felling av to morelltrær utenfor 2-er blokka (da biler blir fulle av fugleskitt når de står parkert på anvist plass i bærtiden).

Søknader til Parkvesenet må være Parkvesenet i hende innen 31.12.2018 for å bli behandlet i 2019.

Når man søker grunneieren Kristiansand kommune om felling av trær elektronisk, må man vedlegge kartutsnitt som viser hvor trærne man ønsker å felle er plassert på kartutsnittet.

Naboer som er berørt skal også varsles f.eks. gjennom Velforening eller direkte.

Styret har besluttet at man nå bør melde inn et samlet behov for felling av de trær der Kristiansand kommune er grunneier som kommer i tillegg til de to morelltrærne det allerede er søkt for.

Styret henstiller til beboerne å komme med innspill til hvilke trær som bør felles på Kristiansand kommunes eiendom som grenser opp til Gislemyrveien 2-4 brl sin eiendom og at disse innspillene kommer inn før neste styremøte som da er 18. desember 2018. 

Alle i Styret har tilgang på kartutsnitt som kan benyttes til å merke av trærne.

Styret henstiller til beboerne både å vurdere dette behovet ift trær som skygger for sol i borettslaget og ift pollenallergi som enkelte sliter med.

Dersom kart og nabovarsel er på plass innen neste styremøte, vil søknad om felling av trær bli sendt inn innen 31.12.2018 og slik sett være rettidig levert ift behandling av søknaden ila 2019

• Overvåking i 4-blokka

Som følge av tyveri i 4-er blokka, er det kommet inn ønske om å likestille de to blokkene mht overvåking. Forslagsstilleren mener at det ikke er behov for innvendig kameraovervåking knyttet til 2a, 2b og 2c lenger og at disse kameraene bør flyttes utvendig for å overvåke parkeringsplassene utenfor 2a, 2b ,2c, 4a, 4b og 4c.

Styret er positiv til at man undersøker muligheten til også å etablere en overvåking av 4-er blokka.

Styret har ikke tro på å flytte eksisterende kameraer som er montert ved inngangene i 2-er blokka til andre områder i borettslaget.

Da mener Styret det er bedre å innhente priser fra samme leverandør som har levert utstyret til 2-er blokka (Standley Security) og få disse til å kople opp nytt utstyr i 4-blokka slik at gammel og nytt overvåkningsutstyr fra samme leverandør virker parallelt og avleses av dedikert person i Styret på skjerm på kontoret i 4-er blokka.

Styret er også obs på at man mest sannsynlig vil måtte søke Datatilsynet om en slik utvidelse av overvåking i borettslaget.

Styret er også noe skeptisk til mer overvåking enn det man strengt tatt trenger i borettslaget og vurderer overvåking av parkeringsplassene til de som bor i Gislemyrveien 2-4 brl å ligge utenfor det man strengt tatt trenger og at det også grenser opp til overvåking av en offentlig plass selv om det er borettslagets anviste parkeringsplasser vi her snakker om.

Så er det slik at alle forbedringer i et visst omfang, fører til økte kostnader. Styret har et budsjett å forholde seg til og vil ikke kunne si ja til ethvert forslag til forbedringer i borettslaget.

Styret vil derfor frem mot GF i april 2019 sette opp en liste over innkomne forslag til forbedringer i borettslaget som legges frem for GF som egen sak med Styrets forslag til vedtak

• Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Det er nå snart to år siden Heiskontrollen AS kontrollerte løfteinnretningene (heisene) i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har derfor den 16. november 2018 mottatt varsel om lovpålagt periodisk sikkerhetskontroll.

Denne vil bli gjennomført i løpet av de nærmeste 1-3 måneder.

Styret har kvittert for varselet og avventer nå nærmere beskjed fra Heiskontrollen AS om når tid de vil gjennomføre den lovpålagte periodiske sikkerhetskontrollen

• Styret har mottatt henvendelse om at søppelrommet åpner for sent og stenger for tidlig.

Styret har også sett eksempler på at beboere setter fra seg søppel utenfor søppelrommet og at katter, kråker, skjærer e.l. roter søpla i posene utover fellesarealet utenfor.

Styret vil innskjerpe at ingen må etterlate søppelposer o.l. utenfor noen del av Gislemyrveien 2-4 brl.

For at folk som skal tidlig på jobb, kan ta søpla med seg ned i søppelrommet og at de som har selskap skal kunne ta ned søpla litt senere enn det som er praksis nå, vil Styret innføre en forsøksordning der søppelrommet åpner kl. 0600 om morgenen og stenger kl. 2300 om kvelden.

Vaktmesteren gis beskjed om å stille «timeren» i søppelrommet overensstemmende.

Dersom Styret ser eller får tilbakemeldinger om at dette misbrukes på noe vis, vil Styret vurdere å gå tilbake til den ordningen som har vært praktisert til nå

Oppdateringer:

• Oppdatering av arbeidsfordelingslisten for Styret (sist oppdatert 28.10.2018)

Det ble ikke vedtatt nye endringer i «Arbeidsfordelingslisten for Styret» i styremøtet 27.11.2018

• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018)

Oversikten er under oppdatering / det kom ingen nye avtaler som skal inn på denne oversikten frem i styremøtet 27.11.2018

• Jordfeil på anlegget – AS Elektrisk

AS Elektrisk meddelte den 21. november 2018 at saken nå er lukket.

Dette vil bli dokumentert i borettslagets internkontrollsystem.

Styret har bedt AS Elektrisk komme opp med forslag til alternativ løsning for jordfeilvarsling i borettslaget vedlagt kostnadsoverslag i tilfellet borettslaget skulle få tilsvarende målinger på et senere tidspunkt der grenseverdien på 300mA i hovedtavla i sum blir overskredet

• SAK  30/2018 – Teleslynga i Gislestua

Ny teleslynge er montert i Gislestua.

Den er testet av hørselshemmede og virker OK.

Bord for hørselshemmede vil bli reservert på sentralt sted ift teleslyngas virkeområde.

• SAK 32/2018 – Forberedelse brannøvelse våren 2019

Punkt 1 i plan knyttet til forberedelse av brannøvelse våren 2019 ble gjennomført.

Styret + Vaktmester fikk opplæring i alarmanlegget som er knyttet til Kristiansand Brannvesens sentral like før styremøtet tok til 27.11.2018.

• SAK 41/2018 – Status Anticimex

Vi fikk forleden over telefon opplyst fra Anticimex-inspektøren som hadde ansvaret for søk etter og utrydding av tyske kakerlakker i oppgang 2C, at det nå ikke finnes spor etter tyske kakerlakker hverken i den berørte leiligheten eller øvrige leiligheter i 2C.

For sikkerhets skyld vil inspektøren ta en siste undersøkelse i den berørte leiligheten straks over årsskiftet. Etter det og såfremt det ikke avdekkes nye spor, vil saken bli lukket fra Anticimex side.

• SAK 52/2018 – Avfall Sør v/Yngvar Mjaaland – resultat av møte med Styreleder og vaktmester den 7. november 2018

Avfall Sør var gjennomgående meget godt fornøyd med søppelhåndteringen i Gislemyrveien 2-4 brl. De fremhevet allikevel muligheten for å spare noe penger gjennom enda bedre sortering og da spesielt i forholdet mellom restavfall (grå dunk) og bioavfall (brun dunk).

Avfall Sør spurte om lov til å ta noen bilder av søppelrommet i borettslaget. Han syntes dette var veldig bra organisert og hadde lyst til å bruke dette som eksempel på hvordan et søppelrom kan organiseres.

Vaktmesteren og tidligere styre/styrer må ha æren for at dette er så bra og virker så godt.

• SAK 55/2018 – Tilbud reparasjon/fornying av 4 småtak over hovedinnganger

Vi har så langt hatt inne to byggmesterfirmaer til å se på dette og et tredje kommer mest sannsynlig ila kommende eller neste uke

Da setter vi sluttstrek for anbudsinnhenting og beslutter hvem som skal få jobben. Pris, løsning og responstid vil avgjøre valget.

• Opplæring av styrerepresentanter i SBBL regi

Kurser i SBBL regi er gratis for Gislemyrveien 2-4 brl.

De som deltar på kurs gir bort egen fritid og får tilbake mer kunnskaper om de emner som blir behandlet på kurset.

Kurs 1:

To fra Styret har vært på Grunnkurs i styrearbeid i borettslag og sameier hos SBBL den 5. november 2018. 

Kurs 2:

Tre var også på kurs i SBBL-portalen den 22. november 2018.  

Da ble alle beboere bedt om å registrere seg i Portalen til SBBL og godta elektronisk kommunikasjon hvis de har muligheten til det.

Det er utlyst en konkurranse der Miljøfondet har stilt til disposisjon en premiepott på i alt kr. 100.000,-. Fordelt slik:

• Kr. 10.000,- går til det boligselskap med flest beboere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • Kr. 10.000,- går til det første boligselskap med 100 % oppslutning , minst 20 enheter totalt
  • Kr.   5.000,- trekker ut 4 boligselskaper som kommer over 70 %
  • Kr.   5.000,- trekker ut 2 boligselskap som kommer over 100 stk
  • Kvadraturen gavekort pålydende kr. 1.000,- til 20 enkelteiere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • De siste kr. 30.000,- blir spart til ny konkurranse våren 2019

Det er bare å sette i gang…..

OBS: Egen info om registrering i SBBL portalen og godkjennelse av elektronisk kommunikasjon er sendt ut til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret vil anbefale at andelseiere/beboere følger SBBLs anmodning.

Kurs 3:

Så er fire fra Styret meldt på kurs hos SBBL den 3. desember 2018. Tema er todelt – 1) juridiske utfordringer som Styret kan møte i hverdagen og 2) hvordan man skaper gode arbeidsforhold/relasjoner i et styre

• Annet – ( bl.a. praksis knyttet til bruk av Coop-kort, Jysk-kort o.l.)

Styret gikk gjennom hvordan man i praksis skal forholde seg til kjøpekort som er tilgjengelige for Styrets representanter.

Ingen øvrige forhold fremkom under denne sekkeposten.

Sakskart:

SAK 58/2018 – Økonomi

SAK 59/2018 – Budsjett

SAK 60/2018 – Økning av husleia

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

SAK 63/2018  ­- SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 58/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap og balanseoppsett per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapportene til etterretning.

SAK 59/2018 – Budsjett

Styreleder har vært i møte med SBBL representanten for Gislemyrveien 2-4 brl og drøftet endringer som må gjøres i budsjettet for å ta høyde for økte kostnader som forventes komme i løpet av 2019:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

SBBL har i denne sammenhengen vurdert i sin regnemodell hvor mye man på snittbasis må øke husleia i borettslaget for at regnskapet skal gå i balanse og at man har ressurser nok til å dekke kostnadene som er nevnt ovenfor i tillegg til det løpende kostnadene/vedlikeholdet som ellers er innbakt i budsjettet.

Styret understreker at budsjettet ikke har tatt høyde for å dekke kostnader til større vedlikeholdsarbeider som den nå snart bestilte Vedlikeholdsrapporten eventuelt måtte peke på at er nødvendig å gjennomføre og som vil kunne få en kostnadsmessig effekt på driftsåret 2019.

Styret gikk gjennom det mottatte reviderte forslaget til budsjett for 2019

Vedtak:

Revidert budsjett for Gislemyrveien 2-4 brl. vedtas uten ytterligere merknader

SAK 60/2018 – Økning av husleia

Se saksutredning SAK 59/2018 – Budsjett ovenfor

Vedtak:

Styret vedtar at husleia i Gislemyrveien 2-4 brl. i snitt skal øke med kr. 200,- pr. måned per leilighet med virkning fra 01.01.2019.

Dette innebærer at når SBBL legger inn brøken som skiller stor og liten leilighet, så vil store leiligheter få noe i overkant av kr. 200,- i husleieøkning per. måned og mindre leiligheter noe i underkant av kr. 200,- i husleieøkning.

Styret minner om at endringer i forskuddinnbetalingen knyttet til fjernvarme, ikke er tatt hensyn til i den oppgitte husleieøkningen og vil komme som en egen korrigering basis forholdet mellom den enkeltes forbruk, forskuddsinnbetaling og historisk tallmateriale.

Årsaken til økningen av husleia i denne omgang er følgende:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

Det er så langt i budsjettet ikke tatt høyde for eventuelle store vedlikeholdsbehov i 2019 som kan bli påpekt gjennom Vedlikeholdsrapporten som Styret forventer ferdig utarbeidet ila budsjettperioden.

Styret vil gi honnør til den interesse det ble utvist for dugnadsarbeid høsten 2018. 

Våren 2019 skal  borettslaget ha en ny dugnad. Dersom borettslaget aktivt kan medvirke til å ta småjobber på dugnad, så vil det virke positivt inn på kostnadssiden i regnskapet fordi vi da slipper å leie inn eksternt personell til å ta seg av den typen jobber.

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Styret ønsker at det skjer en oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand»

Styret ønsker også at det utarbeides en mal for oppslag som skal benyttes når Styret ønsker å markedsføre Gislestua gjennom eksternt oppslag.

Forslag til vedtak:

Ansvarshavende for Gislestua fremlegger i neste styremøte (18.12.2018) et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som beskrevet ovenfor.

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har nå mottatt tre konkurrerende anbud på utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 borettslag.

Forslag til vedtak:

Styret går nå av tidsmessige årsaker, ikke videre med å innhente nye anbud i denne prosessen.

Styret vil frem mot neste styremøte (18.12.2018) vurdere de anbudene som er kommet inn opp mot hverandre og tar sikte på å realitetsbehandle anbudene i neste styremøte som da er det siste planlagte styremøtet i 2018.

SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Dette er en sak som må vurderes i forhold til Husordensreglementet som igjen er vedtatt i Generalforsamlingen og sist revidert i 2010.

Røykeloven kom i 2004.

Det er klagers oppfatning at enkelte av beboerne jevnlig står rett utenfor inngangspartiene og røyker.

Alle som skal inn i leilighetene sine er nødt til å passere gjennom dette området.

Vedtak:

I erkjennelsen av at:

•  tobakksrøyk kan være svært plagsomt for astmatikere, folk som har kols e.l. luftveisplager, og
• det faktum at borettslaget markedsfører seg selv som et grønt borettslag,

besluttet Styret enstemmig å fremme sak for Generalforsamlingen (GF) til fordel for røykfritt inngangsparti i hele Gislemyrveien 2-4.

Styrets anbefaling i saken vil bli tilkjennegitt i innkallingen til GF våren 2019.

Dersom GF er enig i Styrets anbefaling i saken, vil Husordensreglene bli endret i samsvar med vedtaket og merking med røykfritt inngangsparti bli satt opp ved alle inngangspartier i borettslaget.

Et brudd på disse reglene, vil i så tilfelle bli behandlet som brudd på andre deler av Husordensreglene

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                           Jorunn Moi

Ansvar Service                                                                               Ansvar Bomiljø

Per Otto Rasmussen

 ( 1.varamann)

LGV/06/12/2018 – rev. 1

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag
Protokoll: Styremøte
Tid: 30.10.2018 18.00-21.00
Sted: Gislestua
Tilstede: Leif Gunnar Vigebo
Inger Lerøen
Kari Log
Jorunn Moi
Hege Ausland
Møteleder: Vigebo
Referent: Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen
Ingen hadde merknader til innkallingen.

Korrigeringer:
Det vises til SAK 22/2018 – Konstituering av nytt styre (valg av nestleder).
Inger Lerøen ble valgt som nestleder i Styret for 2 år.
På generalforsamlingen (GF) den 25.04.2018 ble Inger Lerøen valgt inn som styremedlem for 1 år.
Ingen kan velges til verv i Styret for en periode som strekker seg utover den perioden man er valgt for av GF.
Inger Lerøen er derfor valgt som nestleder i Styret for 1 år.
Styret beklager feilen.

Gjennomgang av innkommen post
• I mail til Styret datert 10. oktober d.å. har SBBL meddelt følgende:
o Det vises til EUs nye forordning for personvern (The General Data Protection Regulation – DGPR. For SBBL gjelder dette først og fremst bruk og lagring av opplysninger om medlemmer og de som er beboere i boligselskapene som er kunde hos SBBL. Det stilles krav om at det lages en DGPR-avtale der en åpent informerer om personvernreglene som ligger til grunn for behandling av data.
Det er laget en Databehandlingsavtale som er en tilleggsavtale til forretningsføreravtalen som må signeres av to fra Styret. Avtalen ligger i SBBL portalen klar for elektronisk signering.
o SBBL har gått gjennom sin tilleggsavtale for honorarer og vedlagt en revidert utgave som viser tilleggstjenestene og enhetspriser for dem. Samtidig justeres forretningsføreravtalen opp med 4 prosent som vi må hensynta i budsjettet for 2019.
o Som et ledd i sin effektivisering, vil SBBL utover høsten stille krav til at boligselskapene har sin driftskonto (en bankkonto som felleskostnadene går inn på og som løpende regninger betales fra) i samme bank. I vårt tilfelle blir det i Sparebanken Sør. Det enkelte boligselskap står fritt til å velge hvilken bank som ønskes benyttet til finansiering og nye lån.
o Det vil gjennom høsten bli gjennomført temakvelder. Det første som har interesse for oss er et grunnkurs for nye styremedlemmer den 5. november. Fire fra vårt Styre er meldt på dette grunnkurset.
• Styreleder har gjennom sin private Altinn fått tilsendt et skriv fra Skatteetaten adressert til Gislemyrveien 2-4 borettslag angående «Rapportering av tredjepartsopplysninger for inntektsåret 2018 -Boligselskap». SBBL bekrefter at dette vil bli tatt hånd om fra SBBL sin side.
• Vår leverandør på skilt har meddelt at dersom de må sende sin faktura til den som skal ha skiltet og skal betale for dette, så vil prisene øke. Styret jobber med saken og vil vurdere muligheten for annen leverandør
• Styret har mottatt tre henvendelser fra beboere som alle vil bli besvart enkeltvis

Oppdateringer:

• Oppdatering av arbeidsfordelingslisten for Styret (sist oppdatert 26.06.2018)
o Listen over fordeling av ansvar er revidert 28.10.2018 (rev. 2)
• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget
o Listen over status inngåtte avtaler med underleverandører for Gislemyrveien 2-4 brl skal oppdateres og er lagt til revisjon
• Jordfeil på anlegget – AS Elektrisk jobber med saken
o Det er sendt ut OBS VIKTIG INFO til andelseiere/beboere som har antatt jordfeil tilknyttet sin leilighet (sikringsskap/leilighet) med anmodning om å bestille elektriker fra AS Elektrisk som Gislemyrveien 2-4 brl har internkontrollavtale med og er dem som skal fikse jordfeilen og rapportere lukking av pålegg til Tilsynsmyndigheten for elsikkerhet. Noen har gitt tilbakemelding til AS Elektrisk og andre har ikke. AS Elektrisk vil besøke hver enkelt andelseier/beboer som har antatt jordfeil tilknyttet sin leilighet / sitt sikringsskap i løpet av inneværende, eventuelt neste uke. Nestleder følger prosessen til vi er i mål.
• SAK 30/2018 – Teleslynga og annet Gislestua
o Den mottatte nye teleslynge fra Audiens Norge AS ble montert i Gislestua, men virket ikke. Det er påvist skade under transport og teleslynga er i samråd med leverandøren returnert til leverandøren. Leverandøren hevder det vil ta tid før Gislemyrveien 2-4 brl får ny teleslynge. Dersom dette strekker seg ut i tid, vil Styret vurdere å heve kjøpet og finnen annen løsning eventuelt leverandør
o Ansvarlig for Service (Kari Log) rapporterer månedlig til SBBL ifm vaskekort, el-bil-lading og utleie Gislestua. Vi ønsker at kontoplanen viser inntekter og utgifter knyttet til dette direkte i kontoplanen (ikke sekkeposter). Styreleder avklarer med Arne Kristiansen ift nytt budsjett 2019
• SAK 32/2018 – Forberedelse brannøvelse våren 2019
o Vi har vært i kontakt med Kristiansand Brannvesen og bedt om deres hjelp til :
1. Opplæring av hele Styret pluss Vaktmester i det brannvarslingsanlegget vi har – besøk fra KRS Brannvesen avtalt en time før neste styremøte, altså den 27. november kl. 1700
2. Råd om hvordan vi forbereder en brannøvelse i et borettslag / motivasjon av beboere frem mot øvelsestidspunktet / avklare om det er informasjonsmateriell til disposisjon
3. Gjennomføring av en brannøvelse i Gislemyrveien 2-4 våren 2019
4. Debriefing og oppfølging (hva lærte vi?)
Kristiansand Brannvesen var veldig imøtekommende og satte pris på henvendelsen. Deres tjenester av en slik art er uten kostnad for borettslaget. De bistår oss med glede.
• SAK 41/2018 – Status Anticimex
o Anticimex kommer torsdag 1. november kl. 0800 til Gislemyrveien 2-4 brl oppgang 2C. Det er sendt ut varsel til alle i oppgang 2C i helga som var og alle i oppgang 2C må sørge for at inspektørene kommer inn i leilighetene
• Opplæring av styrerepresentanter i SBBL regi
o Vi har meldt på 4 nye styrerepresentanter til grunnkurs i styrearbeid den 5.november kl. 1800 på Thon Hotell Parken. Kurset varer ca. 3 timer og er gratis for medlemmer.
• Status drift fjernvarme
o Fjernvarmeanlegget funker OK nå / ingen ulyder / går på en pumpe / skifter pumpe regelmessig
o Styret har spurt rørlegger Flå om pumpebruken. Han sier «at det aldri er blitt bestilt automatisk veksling på pumpa. Flå mener så lenge den sviver, så bør vi ikke gjøre noe. Det gjør ikke noe om vi ikke veksler hver måned. Flå sier at det er lurt å la den svive så lenge den kan og når den er moden for utskiftning, så er det automatveksling som blir montert»
o Reparasjon av berørt leilighet ifm skiftning av rør til fjernvarmeanlegget går som separat sak gjennom forsikring – vi håper beboeren får leiligheten tilbake i god stand så snart som mulig
• Status skiftning rist / tetting under svill sydenden av toerblokka utenfor bomberommet
o Vi har skiftet kumlokket/rista utenfor sykkelrommet/bomberommet i sydøstenden av toerblokka til ei større rist med bedre vannavrenning (tåler mer løv etc. før det tetter til).
o Brabo AS sa 30. oktober at jobben er nesten ferdig. Det som gjenstår er å male den svilla de har sveiset fast med grunning og maling så den ikke ruster. Faktura i slutten av måneden.
o Vi håper med dette å hindre vanninntrenging til sykkelrommet når vi bare er utsatt for moderate nedbørsmengder
• Annet – Timer i søppelrommet er nå innstilt til vintertid (dette bør være en vaktmesteroppgave å huske på)

Sakskart:
SAK 50/2018 – Endring i Styret

SAK 51/2018 – Økonomi

SAK 52/2018 – Avfall Sør – resultat av møte med Styreleder og vaktmester den 24.10.2018

SAK 53/2018 – Nytt tilbud fra Brabo AS – vaktmestertjenester – vasketjenester- vintervedlikehold (snøfresing/strøing)

SAK 54/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4

SAK 55/2018 – Status prosess utbedring av tak over fire innganger (vanninntrenging)

SAK 56/2018 – Videreføring av diskusjon rundt mottatt budsjett for 2019

SAK 57/2018 – Ansvarsforsikring knyttet til styreverv i borettslag

SAK 58/2018 – Eventuelt

Det var ingen merknader til sakslista

Saksbehandling:
SAK 50/2018 – Endring i Styret
Det vises til meddelelse fra Styrets sekretær Hege Ausland den 10. oktober d.å om at hun trekker seg fra Styret i Gislemyrveien 2-4 brl.
Styret tar meddelelsen til etterretning.
Vedtak: Første varamann til Styret, Per Otto Rasmussen, vil frem til neste GF våren 2019 bli kalt inn til styremøtene for å erstatte Ausland.

SAK 51/2018 – Økonomi
Styret gikk gjennom resultatrapport pr. oktober 2018.
Vedtak: Styret tar rapporten til etterretning.

SAK 52/2018 – Avfall Sør
Avfall Sør henvendte seg til Styret i Gislemyrveien 2-4 brl. i mail datert 12. juli 2018.
I mailen gav Avfall Sør uttrykk for at de hadde observert at Gislemyrveien 2-4 brl «med fordel kunne hatt bedre utsortering av bioavfall relativt til restavfall». Sagt på en annen måte betyr nok denne formuleringen at mange kaster bioavfall (matavfall) som skal i brun dunk ned i grå dunk og dette ønsker Avfall Sør at borettslaget gjør noe med.
Nå møtte ved en feiltakelse Avfall Sør ikke opp i det møtet i Gislestua som var avtalt til 24. oktober kl. 0900. Avfall Sør beklaget feilen.

Vedtak: Nytt møte er satt til 07.11.18 kl. 1300 – Avfall Sør og Vaktmester har akseptert nytt møte.

SAK 53/2018 – Nytt tilbud fra Brabo AS – vaktmestertjenester – vasketjenester – vintervedlikehold (snøfresing/strøing)

Styreleder og nestleder møtte Brabo AS i møte den 12. oktober 2018 for å reforhandle eksisterende avtale knyttet til vaktmestertjenester, vasketjenester og vintervedlikehold.
Til grunn for møtet lå en internt utarbeidet behovsanalyse som viser hvilke tjenester Gislemyrveien 2-4 brl har behov for og hvilke tjenester som i dag leveres fra Brabo AS.
Tjenester man kan utføre på dugnad, er holdt utenfor analysen.

Styreleder ba om å motta et forslag til nye avtaler der tjenestene blir priset som ei pakke ift den vedlagte kravspesifikasjonen, dog slik at man kan se hva som er utgifter knyttet til vaktmestertjenester, vasketjenester og vintervedlikehold.

Styreleder gav beskjed til Brabo AS om at de tilbud selskapet nå inngir, kan bli konkurranseutsatt på et hvilket som helst tidspunkt Gislemyrveien 2-4 brl finner dette hensiktsmessig.

Styret behandlet det nye avtaleutkastet og fant dette i overensstemmelse med signaler gitt i møtet med Brabo AS den 12. oktober 2018.

Gislemyrveien 2-4 brl. vil behold vaktmester Hege Endresen og hun vil i tillegg til sine tre dager hos oss med to timer pr. dag (tirsdag/onsdag/fredag) få to ytterligere virkedager hos oss (mandag/torsdag) med en time per dag.

Styret vil ha nær dialog med Brabo AS den første tiden for å se til at avtalen fungerer etter hensikten og eventuelt gjøre de tilpasninger som er nødvendig.

Vedtak: Styret aksepterer ny avtale med Brabo AS. Styreleder signerer avtalen som iverksettes fom det tidspunktet avtalen er signert.

SAK 54/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 – jfr. SAK 42/2018

Styret har hatt et konkurrerende selskap inne på befaring som skal inngi konkurrerende anbud på å utarbeide vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4. Vi venter tilbakemelding fra disse i løpet av 1-2 uker

I tillegg har Styret vært i kontakt med nok et selskap i samme ærend og venter på en tilbakemelding fra disse.

Vedtak: Så snart vi har fått inn det materialet vi ønsker i denne omgangen, vil Styret sette seg ned å vurdere hvilke av selskapene vi skal sette i gang med å utarbeide en slik rapport.

SAK 55/2018 – Status prosess utbedring av tak over fire innganger (vanninntrenging)
SBBL anser anbudinnhentelse i en slik størrelsesorden som del av Gislemyrveien 2-4 brl sin avtale med SBBL.

SBBL innhenter anbud fra tre snekkerfirmaer – basis egen erfaringsbakgrunn som tar med utgifter til taklegger/beslaglegger i sitt anbud for å reparere /skifte ut fire småtak over fire innganger som er ødelagt / delvis ødelagt som følge av lang tids vanninntrenging også ved moderate nedbørsmengder.

Så langt har vi hatt et firma på befaring og avventer ytterligere to.

Vedtak: Så snart vi har fått inn det materialet vi ønsker i denne omgangen, vil Styret sette seg ned å vurdere:
• Finanseringen av jobben (og hvilke tiltak som er nødvendig å iverksette i slik sammenheng)
• hvilket av selskapene som skal tildeles jobben
• Styret mener at dette er en type reparasjon som bør tas så snart som mulig slik at borettslaget slipper stadig vanninntrenging på de stedene som er berørt

SAK 56/2018 – Videreføring av diskusjon rundt mottatt budsjett for 2019
Styret ser at det på en del områder i 2019 vil bli økte kostnader, herunder
• Utarbeidelse av Vedlikeholdsrapport (årlig utgift + engangsutgift)
• Ny avtale med Brabo AS – vaktmestertjenester/vasketjenester/vintervedlikehold
• Fire småtak
• Honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester vil øke med 4%
• Moderat økende rente på aktuelle lån
• Prioritert vedlikehold i h.h.t Vedlikeholdsrapport som vi jobber med å realisere (vi kan ikke budsjettere med slikt vedlikehold før vi ser vedlikeholdsplanen og hva som eventuelt blir prioritert)
• Uforutsette hendelser som utløser egenandeler (max 6.000,- per hendelse)
Vedtak: Styret tar sikte på å sluttbehandle budsjettet for 2019 i neste styremøtet den 27. november 2018

SAK 57/2018 – Ansvarsforsikring knyttet til styreverv i borettslag
SBBL opplyser at en slik ansvarsforsikring som gjelder alle i Styret allerede inngår i den forsikringsavtalen som Gislemyrveien har med If.
Vedtak: Styret tar SBBL’s opplysning til etterretning.

SAK 58/2018 – Eventuelt
Det kom ingen saker inn under Eventuelt.
Saken annulleres.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo Inger Lerøen
Styreleder Nestleder

Kari Log Jorunn Moi
Ansvar Service Ansvar Bomiljø

Hege Ausland
Sekretær (fratredende)

LGV/31/10/2018 – rev. 1

Fjernvarmeanlegget i blokk 2 er nå fikset og klar for bruk.
Det kan være at det blir veldig varmt i dag. Dette er for å kjøre test på at det virker.
Da må du som beboer skru ned til ønsket varme eller skru av.

Mvh Styret

TV – AKSJONEN 2018

 

Vi ønsker å informere deg som beboer at årets tv-aksjon går sin gang allerede førstkommende søndag, 21 oktober.

Aksjonen er i år tildelt Kirkens Bymisjon. De innsamlede midlene skal brukes til å hjelpe Mennesker i Norge under mottoet:

 

MINDRE ALENE SAMMEN!

 

Vi håper dere vil ta bøssebærerne godt i mot på søndag og vi gleder oss til å se resultatene for dagen.

 

Mvh Styret

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Tid:             25.09.2018 18.00-22.00

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

Inger Lerøen

Kari Log

Jorunn Moi

Hege Ausland

Ordstyrer: Vigebo

Referent:    Ausland

 

Følgende saksliste vedtatt:

39/2018:    Status økonomi

40/2018:    Evaluering av dugnaden høsten 2018

41/2018:    Konstatering av skadedyr

42/2018:    Mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholds-rapport

43/2018:    Status etter storm og vanninntrenging

44/2018:    Gapanalyse av vaktmestertjenester/vasketjenester

45/2018:    Gjennomgang av snittforbruk ihht fjernvarme

46/2018:    Forberedende diskusjon rundt budsjett for 2019

47/2018:    Avfall Sør – endring av tømmedager

48/2018:    Status hjemmeside

49/2018:    Eventuelt

 

 

39/2018:    Status økonomi

Vedtak:      Styret tar den forelagte dokumentasjon mht status økonomi og godkjenningsrutiner i SBBL-portalen til etterretning.

 

40/2018:    Evaluering av dugnaden

Styret har evaluert alle sider av dugnaden og er svært tilfreds med både oppmøtet, stemningen og effektiviten under høstens dugnad.

Vi fikk gjort en hel masse og lært mye.

Det var moro å se at alle aldersgrupperinger var representert og at beboerne møtte og deltok ut fra sine forutsetninger.

Vedtak:      Styret har startet planleggingen av dugnaden våren 2019 ut fra de erfaringer vi nå har gjort og de behov som foreligger.

 

41/2018:    Konstatering av skadedyr

Det er konstatert «Tyske kakerlakker» i en leillighet i oppgang 2C.

Det er kun leiligheter som sorterer inn under oppgang 2C som er berørt.

De aktuelle andelseiere /beboere er underrettet.

Alle skadedyr-tilfeller regnes som forsikringssak og for denne typen tilfeller er det ingen egenandel. Utgiftene dekkes i sin helhet av borettslagets forsikring i IF som har egen avtale med Anticimex.

Vedtak:      Rapporten tas til etterretning og følges opp i h.h.t. retningslinjer gitt fra Anticimex – jfr. vedtekter for Gislemyrveien 2-4 borettslag. Det er gitt beskjed om at borettslaget ønsker skadedyrene tilintetgjort så snart som mulig og det er viktig at beboerne stiller leilighetene tilgjengelig for inspeksjon så snart Styret mottar dato for inspeksjonen av Anticimex.

Andelseiere/beboere som sorterer inn under oppgang 2C, vil bli varslet om tidspunktet for Anticimex-inspeksjon fra Styret.

 

42/2018:    Mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholds-rapport

Vi har mottatt tilbud om utarbeidelse av vedlikeholdsrapport fra SBBL for hele bygningsmassen i Gislemyrveien 2-4 borettslag.

Vedtak:      Styret tar tilbudet fra SBBL til etterretning og vurderer også å innhente tilbud fra to andre aktører.

Det jobbes med saken.

 

43/2018:    Status etter storm og vanninntrenging

Styret er kjent med følgende forhold:

• Vanninntrenging i boder.

SBBL ble kontaktet og de varsler forsikringen.  Septikkservice kom og tømte sykkelboden for inntrengt vann. Det ble montert en kontakt og satt ut byggtørker i det aktuelle området.

Innholdet i bodene er beboer eget ansvar.

• Vanninntrenging til sykkelrom i sydøstenden av toerblokka. Det er åpent under svilla for inntrenging av vann. Denne åpningen bør tettes.

Styret kontaktet Brabo AS. De anbefaler å fjerne raden med stein helt inn til beslaget og mure opp en slisse som legges inntil beslaget. Tilpasser høyden slik at de får på steinene igjen. Kan også fuge mot beslaget.

De anbefaler også å bytte lokket på kummen som ligger like utenfor for å ta unna mer vann ved større regnskyll.

Styret har innhentet pris og akseptert tilbud og løsning.

Jobben vil bli gjort i uke 41 eller uke 42.

 

• Utgangspunktet var at en eldre antenne er demontert og en gjenstår. Det kom bekymringsmelding til Styret der beboer uttrykte at det kunne være en fare for at den eldre antennen kunne rause ned i stormen.

Dette er en typisk vaktmesterjobb og Brabo AS ble kontaktet slik at jobben kunne foregå på en trygg måte.

Brabo har utført oppdraget og demontert den siste antennen.

• Potensiell lekkasje i vindu i 4B v/heis. Dette ser ut som en gammel skade og vi ser også at tilsvarende skader også er å finne annensteds i Gislemyrveien 2-4 brl. Styret vurderer hvordan vi skal angripe skaden på kortere og lengre sikt – (ref. pågående prosess mht å bestille en vedlikeholdsrapport der taket er del av det som skal inspiseres og vurderes).

 

 

44/2018:    Gapanalyse av vaktmestertjenester/vasketjenester

                   Styret har diskutert en ny utarbeidet gapanalyse mellom totalt behov for vaktmestertjenester/vasketjenester og det borettslaget i dag har avtalefestet.

Vedtak:      Styret legger ny utarbeidet gapanalyse til grunn for sitt nært forestående møte med Brabo AS ifb med vaktmestertjenester/vasketjenester i Gislemyrveien 2-4 brl.

 

45/2018:    Gjennomgang av snittforbruk ihht fjernvarme

Vedtak:      Styret legger SBBL sin beregning til grunn for forskuddstrekk for fjernvarme.

SBBL opplyser at de har til hensikt å justere a konto innbetalingene med virkning fra 01.01.2019.

Hensikten er å unngå at beboere trekker for lite på forskuddsbasis ift hva som historisk er riktig nivå og derved får høye etterregninger når fjernvarmen gjøres opp.

Det er heller ikke meningen at beboere skal sitte med store tilgodebeløp knyttet til forbrukt fjernvarme.

 

46/2018:    Forberedende diskusjon rundt budsjett for 2019

Styret diskuterte det foreliggende budsjettet ift hva vi må ta høyde for mht bl.a. vaktmesterutgifter og kostnader knyttet til utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.

Vedtak:      Styret tar utkast til budsjett fra SBBL til etterretning / intensjonen er å sluttbehandle dette forslaget til budsjett i Styrets oktober eller november møte.

 

47/2018:    Avfall Sør – endring av tømmedager

Vedtak:      Styret vedlegger info fra Avfall Sør vedrørende endringer av tømmedager i Gislemyrveien 2-4 borettslag. Styret ser ingen negative konsekvenser av disse endringene.

 

48/2018:    Status hjemmeside

Vedtak:      Styret har som mål å få hjemmesiden aktiv f.o.m 1. November

 

49/2018:    Eventuelt

• Det er inngått databehandlingsavtale med Stanley Security AS – jfr. personvernartikkel 28.

Myndighetspålagt sikkerhetskontroll med plikt om å være tilstede fra Agder Energi (Elsikkerhet) ble utført 19.09.2018. Det er påvist jordfeil og AS Elektrisk jobber med saken. AS Elektrisk er kjent med fristen for lukking av pålegget..