Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             27.11.2018 18.00-21.20

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

• Klager ønsker røykfritt inngangsparti

Se SAK 63/2018 under

• Spørsmål knyttet til fjernvarme

Styret har vært i kontakt med Agder Energi (leverandør av fjernvarme), Brunata (måling av forbruk av fjernvarme) og rørlegger Flaa (som vi benytter i borettslaget bl.a. knyttet til fjernevarmeutfordringer).

Spørsmålsstilleren hadde registrert at man nå – sammenlignet med tidligere – måtte sette ovnen i leiligheten på 4 istedenfor 3 for å oppnå samme varme i rommet når termostaten f.eks stod på 22 grader C. Spørsmålsstilleren lurte på om dette ville føre til høyere driftsutgifter knyttet til fjernvarme?

Agder Energi svarer kategorisk nei på det spørsmålet og viser bl.a. til at termostatene ikke er helt like.

• Felling av bjørketrær i lekeparken

Det er kommet inn ønske om å søke Parkvesenet om å felle noen trær som står i lekeparken fordi disse skygger for sola i 1.etasje i 4-er blokka.

Styret har tidligere i høst søkt Parkvesenet i Kristiansand kommune om felling av to morelltrær utenfor 2-er blokka (da biler blir fulle av fugleskitt når de står parkert på anvist plass i bærtiden).

Søknader til Parkvesenet må være Parkvesenet i hende innen 31.12.2018 for å bli behandlet i 2019.

Når man søker grunneieren Kristiansand kommune om felling av trær elektronisk, må man vedlegge kartutsnitt som viser hvor trærne man ønsker å felle er plassert på kartutsnittet.

Naboer som er berørt skal også varsles f.eks. gjennom Velforening eller direkte.

Styret har besluttet at man nå bør melde inn et samlet behov for felling av de trær der Kristiansand kommune er grunneier som kommer i tillegg til de to morelltrærne det allerede er søkt for.

Styret henstiller til beboerne å komme med innspill til hvilke trær som bør felles på Kristiansand kommunes eiendom som grenser opp til Gislemyrveien 2-4 brl sin eiendom og at disse innspillene kommer inn før neste styremøte som da er 18. desember 2018. 

Alle i Styret har tilgang på kartutsnitt som kan benyttes til å merke av trærne.

Styret henstiller til beboerne både å vurdere dette behovet ift trær som skygger for sol i borettslaget og ift pollenallergi som enkelte sliter med.

Dersom kart og nabovarsel er på plass innen neste styremøte, vil søknad om felling av trær bli sendt inn innen 31.12.2018 og slik sett være rettidig levert ift behandling av søknaden ila 2019

• Overvåking i 4-blokka

Som følge av tyveri i 4-er blokka, er det kommet inn ønske om å likestille de to blokkene mht overvåking. Forslagsstilleren mener at det ikke er behov for innvendig kameraovervåking knyttet til 2a, 2b og 2c lenger og at disse kameraene bør flyttes utvendig for å overvåke parkeringsplassene utenfor 2a, 2b ,2c, 4a, 4b og 4c.

Styret er positiv til at man undersøker muligheten til også å etablere en overvåking av 4-er blokka.

Styret har ikke tro på å flytte eksisterende kameraer som er montert ved inngangene i 2-er blokka til andre områder i borettslaget.

Da mener Styret det er bedre å innhente priser fra samme leverandør som har levert utstyret til 2-er blokka (Standley Security) og få disse til å kople opp nytt utstyr i 4-blokka slik at gammel og nytt overvåkningsutstyr fra samme leverandør virker parallelt og avleses av dedikert person i Styret på skjerm på kontoret i 4-er blokka.

Styret er også obs på at man mest sannsynlig vil måtte søke Datatilsynet om en slik utvidelse av overvåking i borettslaget.

Styret er også noe skeptisk til mer overvåking enn det man strengt tatt trenger i borettslaget og vurderer overvåking av parkeringsplassene til de som bor i Gislemyrveien 2-4 brl å ligge utenfor det man strengt tatt trenger og at det også grenser opp til overvåking av en offentlig plass selv om det er borettslagets anviste parkeringsplasser vi her snakker om.

Så er det slik at alle forbedringer i et visst omfang, fører til økte kostnader. Styret har et budsjett å forholde seg til og vil ikke kunne si ja til ethvert forslag til forbedringer i borettslaget.

Styret vil derfor frem mot GF i april 2019 sette opp en liste over innkomne forslag til forbedringer i borettslaget som legges frem for GF som egen sak med Styrets forslag til vedtak

• Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Det er nå snart to år siden Heiskontrollen AS kontrollerte løfteinnretningene (heisene) i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har derfor den 16. november 2018 mottatt varsel om lovpålagt periodisk sikkerhetskontroll.

Denne vil bli gjennomført i løpet av de nærmeste 1-3 måneder.

Styret har kvittert for varselet og avventer nå nærmere beskjed fra Heiskontrollen AS om når tid de vil gjennomføre den lovpålagte periodiske sikkerhetskontrollen

• Styret har mottatt henvendelse om at søppelrommet åpner for sent og stenger for tidlig.

Styret har også sett eksempler på at beboere setter fra seg søppel utenfor søppelrommet og at katter, kråker, skjærer e.l. roter søpla i posene utover fellesarealet utenfor.

Styret vil innskjerpe at ingen må etterlate søppelposer o.l. utenfor noen del av Gislemyrveien 2-4 brl.

For at folk som skal tidlig på jobb, kan ta søpla med seg ned i søppelrommet og at de som har selskap skal kunne ta ned søpla litt senere enn det som er praksis nå, vil Styret innføre en forsøksordning der søppelrommet åpner kl. 0600 om morgenen og stenger kl. 2300 om kvelden.

Vaktmesteren gis beskjed om å stille «timeren» i søppelrommet overensstemmende.

Dersom Styret ser eller får tilbakemeldinger om at dette misbrukes på noe vis, vil Styret vurdere å gå tilbake til den ordningen som har vært praktisert til nå

Oppdateringer:

• Oppdatering av arbeidsfordelingslisten for Styret (sist oppdatert 28.10.2018)

Det ble ikke vedtatt nye endringer i «Arbeidsfordelingslisten for Styret» i styremøtet 27.11.2018

• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018)

Oversikten er under oppdatering / det kom ingen nye avtaler som skal inn på denne oversikten frem i styremøtet 27.11.2018

• Jordfeil på anlegget – AS Elektrisk

AS Elektrisk meddelte den 21. november 2018 at saken nå er lukket.

Dette vil bli dokumentert i borettslagets internkontrollsystem.

Styret har bedt AS Elektrisk komme opp med forslag til alternativ løsning for jordfeilvarsling i borettslaget vedlagt kostnadsoverslag i tilfellet borettslaget skulle få tilsvarende målinger på et senere tidspunkt der grenseverdien på 300mA i hovedtavla i sum blir overskredet

• SAK  30/2018 – Teleslynga i Gislestua

Ny teleslynge er montert i Gislestua.

Den er testet av hørselshemmede og virker OK.

Bord for hørselshemmede vil bli reservert på sentralt sted ift teleslyngas virkeområde.

• SAK 32/2018 – Forberedelse brannøvelse våren 2019

Punkt 1 i plan knyttet til forberedelse av brannøvelse våren 2019 ble gjennomført.

Styret + Vaktmester fikk opplæring i alarmanlegget som er knyttet til Kristiansand Brannvesens sentral like før styremøtet tok til 27.11.2018.

• SAK 41/2018 – Status Anticimex

Vi fikk forleden over telefon opplyst fra Anticimex-inspektøren som hadde ansvaret for søk etter og utrydding av tyske kakerlakker i oppgang 2C, at det nå ikke finnes spor etter tyske kakerlakker hverken i den berørte leiligheten eller øvrige leiligheter i 2C.

For sikkerhets skyld vil inspektøren ta en siste undersøkelse i den berørte leiligheten straks over årsskiftet. Etter det og såfremt det ikke avdekkes nye spor, vil saken bli lukket fra Anticimex side.

• SAK 52/2018 – Avfall Sør v/Yngvar Mjaaland – resultat av møte med Styreleder og vaktmester den 7. november 2018

Avfall Sør var gjennomgående meget godt fornøyd med søppelhåndteringen i Gislemyrveien 2-4 brl. De fremhevet allikevel muligheten for å spare noe penger gjennom enda bedre sortering og da spesielt i forholdet mellom restavfall (grå dunk) og bioavfall (brun dunk).

Avfall Sør spurte om lov til å ta noen bilder av søppelrommet i borettslaget. Han syntes dette var veldig bra organisert og hadde lyst til å bruke dette som eksempel på hvordan et søppelrom kan organiseres.

Vaktmesteren og tidligere styre/styrer må ha æren for at dette er så bra og virker så godt.

• SAK 55/2018 – Tilbud reparasjon/fornying av 4 småtak over hovedinnganger

Vi har så langt hatt inne to byggmesterfirmaer til å se på dette og et tredje kommer mest sannsynlig ila kommende eller neste uke

Da setter vi sluttstrek for anbudsinnhenting og beslutter hvem som skal få jobben. Pris, løsning og responstid vil avgjøre valget.

• Opplæring av styrerepresentanter i SBBL regi

Kurser i SBBL regi er gratis for Gislemyrveien 2-4 brl.

De som deltar på kurs gir bort egen fritid og får tilbake mer kunnskaper om de emner som blir behandlet på kurset.

Kurs 1:

To fra Styret har vært på Grunnkurs i styrearbeid i borettslag og sameier hos SBBL den 5. november 2018. 

Kurs 2:

Tre var også på kurs i SBBL-portalen den 22. november 2018.  

Da ble alle beboere bedt om å registrere seg i Portalen til SBBL og godta elektronisk kommunikasjon hvis de har muligheten til det.

Det er utlyst en konkurranse der Miljøfondet har stilt til disposisjon en premiepott på i alt kr. 100.000,-. Fordelt slik:

• Kr. 10.000,- går til det boligselskap med flest beboere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • Kr. 10.000,- går til det første boligselskap med 100 % oppslutning , minst 20 enheter totalt
  • Kr.   5.000,- trekker ut 4 boligselskaper som kommer over 70 %
  • Kr.   5.000,- trekker ut 2 boligselskap som kommer over 100 stk
  • Kvadraturen gavekort pålydende kr. 1.000,- til 20 enkelteiere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • De siste kr. 30.000,- blir spart til ny konkurranse våren 2019

Det er bare å sette i gang…..

OBS: Egen info om registrering i SBBL portalen og godkjennelse av elektronisk kommunikasjon er sendt ut til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret vil anbefale at andelseiere/beboere følger SBBLs anmodning.

Kurs 3:

Så er fire fra Styret meldt på kurs hos SBBL den 3. desember 2018. Tema er todelt – 1) juridiske utfordringer som Styret kan møte i hverdagen og 2) hvordan man skaper gode arbeidsforhold/relasjoner i et styre

• Annet – ( bl.a. praksis knyttet til bruk av Coop-kort, Jysk-kort o.l.)

Styret gikk gjennom hvordan man i praksis skal forholde seg til kjøpekort som er tilgjengelige for Styrets representanter.

Ingen øvrige forhold fremkom under denne sekkeposten.

Sakskart:

SAK 58/2018 – Økonomi

SAK 59/2018 – Budsjett

SAK 60/2018 – Økning av husleia

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

SAK 63/2018  ­- SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 58/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap og balanseoppsett per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapportene til etterretning.

SAK 59/2018 – Budsjett

Styreleder har vært i møte med SBBL representanten for Gislemyrveien 2-4 brl og drøftet endringer som må gjøres i budsjettet for å ta høyde for økte kostnader som forventes komme i løpet av 2019:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

SBBL har i denne sammenhengen vurdert i sin regnemodell hvor mye man på snittbasis må øke husleia i borettslaget for at regnskapet skal gå i balanse og at man har ressurser nok til å dekke kostnadene som er nevnt ovenfor i tillegg til det løpende kostnadene/vedlikeholdet som ellers er innbakt i budsjettet.

Styret understreker at budsjettet ikke har tatt høyde for å dekke kostnader til større vedlikeholdsarbeider som den nå snart bestilte Vedlikeholdsrapporten eventuelt måtte peke på at er nødvendig å gjennomføre og som vil kunne få en kostnadsmessig effekt på driftsåret 2019.

Styret gikk gjennom det mottatte reviderte forslaget til budsjett for 2019

Vedtak:

Revidert budsjett for Gislemyrveien 2-4 brl. vedtas uten ytterligere merknader

SAK 60/2018 – Økning av husleia

Se saksutredning SAK 59/2018 – Budsjett ovenfor

Vedtak:

Styret vedtar at husleia i Gislemyrveien 2-4 brl. i snitt skal øke med kr. 200,- pr. måned per leilighet med virkning fra 01.01.2019.

Dette innebærer at når SBBL legger inn brøken som skiller stor og liten leilighet, så vil store leiligheter få noe i overkant av kr. 200,- i husleieøkning per. måned og mindre leiligheter noe i underkant av kr. 200,- i husleieøkning.

Styret minner om at endringer i forskuddinnbetalingen knyttet til fjernvarme, ikke er tatt hensyn til i den oppgitte husleieøkningen og vil komme som en egen korrigering basis forholdet mellom den enkeltes forbruk, forskuddsinnbetaling og historisk tallmateriale.

Årsaken til økningen av husleia i denne omgang er følgende:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

Det er så langt i budsjettet ikke tatt høyde for eventuelle store vedlikeholdsbehov i 2019 som kan bli påpekt gjennom Vedlikeholdsrapporten som Styret forventer ferdig utarbeidet ila budsjettperioden.

Styret vil gi honnør til den interesse det ble utvist for dugnadsarbeid høsten 2018. 

Våren 2019 skal  borettslaget ha en ny dugnad. Dersom borettslaget aktivt kan medvirke til å ta småjobber på dugnad, så vil det virke positivt inn på kostnadssiden i regnskapet fordi vi da slipper å leie inn eksternt personell til å ta seg av den typen jobber.

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Styret ønsker at det skjer en oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand»

Styret ønsker også at det utarbeides en mal for oppslag som skal benyttes når Styret ønsker å markedsføre Gislestua gjennom eksternt oppslag.

Forslag til vedtak:

Ansvarshavende for Gislestua fremlegger i neste styremøte (18.12.2018) et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som beskrevet ovenfor.

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har nå mottatt tre konkurrerende anbud på utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 borettslag.

Forslag til vedtak:

Styret går nå av tidsmessige årsaker, ikke videre med å innhente nye anbud i denne prosessen.

Styret vil frem mot neste styremøte (18.12.2018) vurdere de anbudene som er kommet inn opp mot hverandre og tar sikte på å realitetsbehandle anbudene i neste styremøte som da er det siste planlagte styremøtet i 2018.

SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Dette er en sak som må vurderes i forhold til Husordensreglementet som igjen er vedtatt i Generalforsamlingen og sist revidert i 2010.

Røykeloven kom i 2004.

Det er klagers oppfatning at enkelte av beboerne jevnlig står rett utenfor inngangspartiene og røyker.

Alle som skal inn i leilighetene sine er nødt til å passere gjennom dette området.

Vedtak:

I erkjennelsen av at:

•  tobakksrøyk kan være svært plagsomt for astmatikere, folk som har kols e.l. luftveisplager, og
• det faktum at borettslaget markedsfører seg selv som et grønt borettslag,

besluttet Styret enstemmig å fremme sak for Generalforsamlingen (GF) til fordel for røykfritt inngangsparti i hele Gislemyrveien 2-4.

Styrets anbefaling i saken vil bli tilkjennegitt i innkallingen til GF våren 2019.

Dersom GF er enig i Styrets anbefaling i saken, vil Husordensreglene bli endret i samsvar med vedtaket og merking med røykfritt inngangsparti bli satt opp ved alle inngangspartier i borettslaget.

Et brudd på disse reglene, vil i så tilfelle bli behandlet som brudd på andre deler av Husordensreglene

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                           Jorunn Moi

Ansvar Service                                                                               Ansvar Bomiljø

Per Otto Rasmussen

 ( 1.varamann)

LGV/06/12/2018 – rev. 1