Protokoll 30.10.18

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag
Protokoll: Styremøte
Tid: 30.10.2018 18.00-21.00
Sted: Gislestua
Tilstede: Leif Gunnar Vigebo
Inger Lerøen
Kari Log
Jorunn Moi
Hege Ausland
Møteleder: Vigebo
Referent: Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen
Ingen hadde merknader til innkallingen.

Korrigeringer:
Det vises til SAK 22/2018 – Konstituering av nytt styre (valg av nestleder).
Inger Lerøen ble valgt som nestleder i Styret for 2 år.
På generalforsamlingen (GF) den 25.04.2018 ble Inger Lerøen valgt inn som styremedlem for 1 år.
Ingen kan velges til verv i Styret for en periode som strekker seg utover den perioden man er valgt for av GF.
Inger Lerøen er derfor valgt som nestleder i Styret for 1 år.
Styret beklager feilen.

Gjennomgang av innkommen post
• I mail til Styret datert 10. oktober d.å. har SBBL meddelt følgende:
o Det vises til EUs nye forordning for personvern (The General Data Protection Regulation – DGPR. For SBBL gjelder dette først og fremst bruk og lagring av opplysninger om medlemmer og de som er beboere i boligselskapene som er kunde hos SBBL. Det stilles krav om at det lages en DGPR-avtale der en åpent informerer om personvernreglene som ligger til grunn for behandling av data.
Det er laget en Databehandlingsavtale som er en tilleggsavtale til forretningsføreravtalen som må signeres av to fra Styret. Avtalen ligger i SBBL portalen klar for elektronisk signering.
o SBBL har gått gjennom sin tilleggsavtale for honorarer og vedlagt en revidert utgave som viser tilleggstjenestene og enhetspriser for dem. Samtidig justeres forretningsføreravtalen opp med 4 prosent som vi må hensynta i budsjettet for 2019.
o Som et ledd i sin effektivisering, vil SBBL utover høsten stille krav til at boligselskapene har sin driftskonto (en bankkonto som felleskostnadene går inn på og som løpende regninger betales fra) i samme bank. I vårt tilfelle blir det i Sparebanken Sør. Det enkelte boligselskap står fritt til å velge hvilken bank som ønskes benyttet til finansiering og nye lån.
o Det vil gjennom høsten bli gjennomført temakvelder. Det første som har interesse for oss er et grunnkurs for nye styremedlemmer den 5. november. Fire fra vårt Styre er meldt på dette grunnkurset.
• Styreleder har gjennom sin private Altinn fått tilsendt et skriv fra Skatteetaten adressert til Gislemyrveien 2-4 borettslag angående «Rapportering av tredjepartsopplysninger for inntektsåret 2018 -Boligselskap». SBBL bekrefter at dette vil bli tatt hånd om fra SBBL sin side.
• Vår leverandør på skilt har meddelt at dersom de må sende sin faktura til den som skal ha skiltet og skal betale for dette, så vil prisene øke. Styret jobber med saken og vil vurdere muligheten for annen leverandør
• Styret har mottatt tre henvendelser fra beboere som alle vil bli besvart enkeltvis

Oppdateringer:

• Oppdatering av arbeidsfordelingslisten for Styret (sist oppdatert 26.06.2018)
o Listen over fordeling av ansvar er revidert 28.10.2018 (rev. 2)
• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget
o Listen over status inngåtte avtaler med underleverandører for Gislemyrveien 2-4 brl skal oppdateres og er lagt til revisjon
• Jordfeil på anlegget – AS Elektrisk jobber med saken
o Det er sendt ut OBS VIKTIG INFO til andelseiere/beboere som har antatt jordfeil tilknyttet sin leilighet (sikringsskap/leilighet) med anmodning om å bestille elektriker fra AS Elektrisk som Gislemyrveien 2-4 brl har internkontrollavtale med og er dem som skal fikse jordfeilen og rapportere lukking av pålegg til Tilsynsmyndigheten for elsikkerhet. Noen har gitt tilbakemelding til AS Elektrisk og andre har ikke. AS Elektrisk vil besøke hver enkelt andelseier/beboer som har antatt jordfeil tilknyttet sin leilighet / sitt sikringsskap i løpet av inneværende, eventuelt neste uke. Nestleder følger prosessen til vi er i mål.
• SAK 30/2018 – Teleslynga og annet Gislestua
o Den mottatte nye teleslynge fra Audiens Norge AS ble montert i Gislestua, men virket ikke. Det er påvist skade under transport og teleslynga er i samråd med leverandøren returnert til leverandøren. Leverandøren hevder det vil ta tid før Gislemyrveien 2-4 brl får ny teleslynge. Dersom dette strekker seg ut i tid, vil Styret vurdere å heve kjøpet og finnen annen løsning eventuelt leverandør
o Ansvarlig for Service (Kari Log) rapporterer månedlig til SBBL ifm vaskekort, el-bil-lading og utleie Gislestua. Vi ønsker at kontoplanen viser inntekter og utgifter knyttet til dette direkte i kontoplanen (ikke sekkeposter). Styreleder avklarer med Arne Kristiansen ift nytt budsjett 2019
• SAK 32/2018 – Forberedelse brannøvelse våren 2019
o Vi har vært i kontakt med Kristiansand Brannvesen og bedt om deres hjelp til :
1. Opplæring av hele Styret pluss Vaktmester i det brannvarslingsanlegget vi har – besøk fra KRS Brannvesen avtalt en time før neste styremøte, altså den 27. november kl. 1700
2. Råd om hvordan vi forbereder en brannøvelse i et borettslag / motivasjon av beboere frem mot øvelsestidspunktet / avklare om det er informasjonsmateriell til disposisjon
3. Gjennomføring av en brannøvelse i Gislemyrveien 2-4 våren 2019
4. Debriefing og oppfølging (hva lærte vi?)
Kristiansand Brannvesen var veldig imøtekommende og satte pris på henvendelsen. Deres tjenester av en slik art er uten kostnad for borettslaget. De bistår oss med glede.
• SAK 41/2018 – Status Anticimex
o Anticimex kommer torsdag 1. november kl. 0800 til Gislemyrveien 2-4 brl oppgang 2C. Det er sendt ut varsel til alle i oppgang 2C i helga som var og alle i oppgang 2C må sørge for at inspektørene kommer inn i leilighetene
• Opplæring av styrerepresentanter i SBBL regi
o Vi har meldt på 4 nye styrerepresentanter til grunnkurs i styrearbeid den 5.november kl. 1800 på Thon Hotell Parken. Kurset varer ca. 3 timer og er gratis for medlemmer.
• Status drift fjernvarme
o Fjernvarmeanlegget funker OK nå / ingen ulyder / går på en pumpe / skifter pumpe regelmessig
o Styret har spurt rørlegger Flå om pumpebruken. Han sier «at det aldri er blitt bestilt automatisk veksling på pumpa. Flå mener så lenge den sviver, så bør vi ikke gjøre noe. Det gjør ikke noe om vi ikke veksler hver måned. Flå sier at det er lurt å la den svive så lenge den kan og når den er moden for utskiftning, så er det automatveksling som blir montert»
o Reparasjon av berørt leilighet ifm skiftning av rør til fjernvarmeanlegget går som separat sak gjennom forsikring – vi håper beboeren får leiligheten tilbake i god stand så snart som mulig
• Status skiftning rist / tetting under svill sydenden av toerblokka utenfor bomberommet
o Vi har skiftet kumlokket/rista utenfor sykkelrommet/bomberommet i sydøstenden av toerblokka til ei større rist med bedre vannavrenning (tåler mer løv etc. før det tetter til).
o Brabo AS sa 30. oktober at jobben er nesten ferdig. Det som gjenstår er å male den svilla de har sveiset fast med grunning og maling så den ikke ruster. Faktura i slutten av måneden.
o Vi håper med dette å hindre vanninntrenging til sykkelrommet når vi bare er utsatt for moderate nedbørsmengder
• Annet – Timer i søppelrommet er nå innstilt til vintertid (dette bør være en vaktmesteroppgave å huske på)

Sakskart:
SAK 50/2018 – Endring i Styret

SAK 51/2018 – Økonomi

SAK 52/2018 – Avfall Sør – resultat av møte med Styreleder og vaktmester den 24.10.2018

SAK 53/2018 – Nytt tilbud fra Brabo AS – vaktmestertjenester – vasketjenester- vintervedlikehold (snøfresing/strøing)

SAK 54/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4

SAK 55/2018 – Status prosess utbedring av tak over fire innganger (vanninntrenging)

SAK 56/2018 – Videreføring av diskusjon rundt mottatt budsjett for 2019

SAK 57/2018 – Ansvarsforsikring knyttet til styreverv i borettslag

SAK 58/2018 – Eventuelt

Det var ingen merknader til sakslista

Saksbehandling:
SAK 50/2018 – Endring i Styret
Det vises til meddelelse fra Styrets sekretær Hege Ausland den 10. oktober d.å om at hun trekker seg fra Styret i Gislemyrveien 2-4 brl.
Styret tar meddelelsen til etterretning.
Vedtak: Første varamann til Styret, Per Otto Rasmussen, vil frem til neste GF våren 2019 bli kalt inn til styremøtene for å erstatte Ausland.

SAK 51/2018 – Økonomi
Styret gikk gjennom resultatrapport pr. oktober 2018.
Vedtak: Styret tar rapporten til etterretning.

SAK 52/2018 – Avfall Sør
Avfall Sør henvendte seg til Styret i Gislemyrveien 2-4 brl. i mail datert 12. juli 2018.
I mailen gav Avfall Sør uttrykk for at de hadde observert at Gislemyrveien 2-4 brl «med fordel kunne hatt bedre utsortering av bioavfall relativt til restavfall». Sagt på en annen måte betyr nok denne formuleringen at mange kaster bioavfall (matavfall) som skal i brun dunk ned i grå dunk og dette ønsker Avfall Sør at borettslaget gjør noe med.
Nå møtte ved en feiltakelse Avfall Sør ikke opp i det møtet i Gislestua som var avtalt til 24. oktober kl. 0900. Avfall Sør beklaget feilen.

Vedtak: Nytt møte er satt til 07.11.18 kl. 1300 – Avfall Sør og Vaktmester har akseptert nytt møte.

SAK 53/2018 – Nytt tilbud fra Brabo AS – vaktmestertjenester – vasketjenester – vintervedlikehold (snøfresing/strøing)

Styreleder og nestleder møtte Brabo AS i møte den 12. oktober 2018 for å reforhandle eksisterende avtale knyttet til vaktmestertjenester, vasketjenester og vintervedlikehold.
Til grunn for møtet lå en internt utarbeidet behovsanalyse som viser hvilke tjenester Gislemyrveien 2-4 brl har behov for og hvilke tjenester som i dag leveres fra Brabo AS.
Tjenester man kan utføre på dugnad, er holdt utenfor analysen.

Styreleder ba om å motta et forslag til nye avtaler der tjenestene blir priset som ei pakke ift den vedlagte kravspesifikasjonen, dog slik at man kan se hva som er utgifter knyttet til vaktmestertjenester, vasketjenester og vintervedlikehold.

Styreleder gav beskjed til Brabo AS om at de tilbud selskapet nå inngir, kan bli konkurranseutsatt på et hvilket som helst tidspunkt Gislemyrveien 2-4 brl finner dette hensiktsmessig.

Styret behandlet det nye avtaleutkastet og fant dette i overensstemmelse med signaler gitt i møtet med Brabo AS den 12. oktober 2018.

Gislemyrveien 2-4 brl. vil behold vaktmester Hege Endresen og hun vil i tillegg til sine tre dager hos oss med to timer pr. dag (tirsdag/onsdag/fredag) få to ytterligere virkedager hos oss (mandag/torsdag) med en time per dag.

Styret vil ha nær dialog med Brabo AS den første tiden for å se til at avtalen fungerer etter hensikten og eventuelt gjøre de tilpasninger som er nødvendig.

Vedtak: Styret aksepterer ny avtale med Brabo AS. Styreleder signerer avtalen som iverksettes fom det tidspunktet avtalen er signert.

SAK 54/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 – jfr. SAK 42/2018

Styret har hatt et konkurrerende selskap inne på befaring som skal inngi konkurrerende anbud på å utarbeide vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4. Vi venter tilbakemelding fra disse i løpet av 1-2 uker

I tillegg har Styret vært i kontakt med nok et selskap i samme ærend og venter på en tilbakemelding fra disse.

Vedtak: Så snart vi har fått inn det materialet vi ønsker i denne omgangen, vil Styret sette seg ned å vurdere hvilke av selskapene vi skal sette i gang med å utarbeide en slik rapport.

SAK 55/2018 – Status prosess utbedring av tak over fire innganger (vanninntrenging)
SBBL anser anbudinnhentelse i en slik størrelsesorden som del av Gislemyrveien 2-4 brl sin avtale med SBBL.

SBBL innhenter anbud fra tre snekkerfirmaer – basis egen erfaringsbakgrunn som tar med utgifter til taklegger/beslaglegger i sitt anbud for å reparere /skifte ut fire småtak over fire innganger som er ødelagt / delvis ødelagt som følge av lang tids vanninntrenging også ved moderate nedbørsmengder.

Så langt har vi hatt et firma på befaring og avventer ytterligere to.

Vedtak: Så snart vi har fått inn det materialet vi ønsker i denne omgangen, vil Styret sette seg ned å vurdere:
• Finanseringen av jobben (og hvilke tiltak som er nødvendig å iverksette i slik sammenheng)
• hvilket av selskapene som skal tildeles jobben
• Styret mener at dette er en type reparasjon som bør tas så snart som mulig slik at borettslaget slipper stadig vanninntrenging på de stedene som er berørt

SAK 56/2018 – Videreføring av diskusjon rundt mottatt budsjett for 2019
Styret ser at det på en del områder i 2019 vil bli økte kostnader, herunder
• Utarbeidelse av Vedlikeholdsrapport (årlig utgift + engangsutgift)
• Ny avtale med Brabo AS – vaktmestertjenester/vasketjenester/vintervedlikehold
• Fire småtak
• Honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester vil øke med 4%
• Moderat økende rente på aktuelle lån
• Prioritert vedlikehold i h.h.t Vedlikeholdsrapport som vi jobber med å realisere (vi kan ikke budsjettere med slikt vedlikehold før vi ser vedlikeholdsplanen og hva som eventuelt blir prioritert)
• Uforutsette hendelser som utløser egenandeler (max 6.000,- per hendelse)
Vedtak: Styret tar sikte på å sluttbehandle budsjettet for 2019 i neste styremøtet den 27. november 2018

SAK 57/2018 – Ansvarsforsikring knyttet til styreverv i borettslag
SBBL opplyser at en slik ansvarsforsikring som gjelder alle i Styret allerede inngår i den forsikringsavtalen som Gislemyrveien har med If.
Vedtak: Styret tar SBBL’s opplysning til etterretning.

SAK 58/2018 – Eventuelt
Det kom ingen saker inn under Eventuelt.
Saken annulleres.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo Inger Lerøen
Styreleder Nestleder

Kari Log Jorunn Moi
Ansvar Service Ansvar Bomiljø

Hege Ausland
Sekretær (fratredende)

LGV/31/10/2018 – rev. 1