Kategoriarkiv: Ukategorisert

Protokoll 26.03.19

PROTOKOLL FRA Styremøte 26.03.2019 – Gislemyrveien 2-4 brl.
Leif Gunnar Vigebo, Leder
Jorunn Moi, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem
Inger Lerøen, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Gislestua
Organisasjon: GISLEMYRVEIEN 2-4 BORETTSLAG
Dato: 26.03.2019 kl 1800
Sted:
Til stede
Sak nr 20190008 Innkommen post
Styrepostkasser, mailer, brev
Tatt til orientering
Innkommet to brev med saker til generalforsamlingen 30. april 2019.
To saker fra en andelseier og fire saker fra en annen andelseier.
I tilleg er innkommet et ønske om oppgradering som settes på list over ønskede tiltak i Gislemyrveien 2-4 brl.
Agder Energi meddeler nye nettleiepriser med virkning fra 01.04.2019.
Sak nr 20190009 Oppdateringer
Saker på gang etc.
Tatt til orientering
A. Opprydding sykkelboder i god gang. Kirkens Bymisjon har vært og tatt med seg en del sykler. De kommer tilbake og tar
resterende som ikke er merket av beboere.
B. Skiftet alle utelys i bedd til LED lys. Fikk jordfeil i to av disse som gav utslag i alarm og har nå skiftet til LED med lyststyrke 1055
Lumen og brenntid 15.000 timer.
Kostnaden tas inn i løpet av 2-3år grunnet redusert strømregning fellesareal.
C. Undersøker nå prisleie vaktmestertjenester / renhold / vintervedlikehold for å sjekke om Brabo AS har konkurransemessig riktige
priser.
D. Dato for ny test av brannalarmer for de som ikke møtte eller gav fullmakt foreligger nå.
Berørte andelseiere vil motta varsel og må da utstede fullmakt eller selv / ved stedfortreder åpne døra slik at AS Elektrisk kommer
inn. Hvis så ikke skjer, vil AS Elektrisk bli gitt beskjed om å teste brannalarmen for andelseiers egen regning.
Sak nr 20190010 Økonomi
Godkjennelse årsregnskap 2018
Signere fullstendighetserklæring til revisor
Gjennomgang resulatregnskap pr. mars 2019
Vedtatt
Har gått gjennom og godkjent årsregnskap for 2018.
Har lest gjennom og godkjent årsberetning for 2018.
Har lest og signert fullstendighetserklæring… mv til revisor.
Sak nr 20190011 Eventuelt
Andre poster til behandling som ikke forelå da sakslista ble skrevet
Tatt til orientering
Styret vurderer å omgjøre gjesteparkeringsplasser til el-bilparkering. Undersøker formaliteter rundt dette.
Side 1 av 2
Leif Gunnar Vigebo, Leder Inger Lerøen, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem Jorunn Moi, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Side 2 av 2

Protokoll 26.02.19

PROTOKOLL FRA Styremøte 26.02.2019
Leif Gunnar Vigebo, Leder
Jorunn Moi, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem
Inger Lerøen, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Gislestua
Organisasjon: GISLEMYRVEIEN 2-4 BORETTSLAG
Dato: 26.02.2019 kl 1800
Sted:
Til stede
Sak nr 20190001 Innkommen post
Styrepostkasser / mailer / brev o.a.
Tatt til orientering
Innkommen post
a)En beboer klager på rift i parkett pluss to andre småskader som beboer mener er påført av håndverkere som jobbet med
reparasjon knyttet til skifte av rør ifm fjernvarme i hans leilighet/ saken.
Saken er under behandling.
b)En beboer klager på vannlekkasje i taket på badet.
Saken er under behandling.
c)En beboer klager på at balkongdøra ikke er tett.
Saken er under behandling.
d) En beboer klager over støy fra dører og støy fra ledninger i fjernvarmeanlegget.
Saken er under behandling
Sak nr 20190002 Oppdateringer
Saker som går over flere styremøter / saker på gang etc.
Tatt til orientering
•5% rabatt på If forsikringspremie for brannvarsling (ikke medregnet naturskadedel) og vedlikeholdsplan er nå effektuert
•Andre utkast til «Utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning» er nå mottatt fra SBBL.
•Skiftning /reparasjon av 4 småtak (to småtak og to utspring) over inngangspartier er i gang og vil bli ferdigstilt innen 01.03.2019.
•Etterlyst sluttrapport fra Anticimex – foreløpig ikke mottatt
•Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning – gjennomført
•Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling – blir gjennomført uke 9.
•Testing av brannalarmer / reparasjon av avvik – Avvik lukket
.Videre oppfølging av de 20 prosentene som ikke møtte under inspeksjonen eller hadde undertegnet fullmakt slik at borettslaget
kunne gjennomføre sine forpliktelser i h.h.t Internkontroll systemet – Saken er under behandling
•Innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler – saken er under behandling
Sak nr 20190003 Økonomi
Resultatregnskap
Tatt til orientering
Resultatrapport pr. februar 2019 tatt til etterretning.
Sak nr 20190004 Dugnad våren 2019
Tidsfastsettelse / gjøremål / opplegg
Side 1 av 2
Tatt til orientering
Dugnad våren 2019 blir den 7. mai 2019 fra kl. 1200.
Revidert arbeidsliste for dugnaden, invitasjon til dugnad og påmeldingsliste med ønsket arbeidsområde utarbeides
Sak nr 20190005 Brannøvelse våren 2019 – trinn 2 i fremdriftsplanen
Råd om hvordan vi forbereder brannøvelse i et borettslag / motivasjon av bebore frem mot øvelsestidspunktet / avklare om det er
informasjonmateriell til disposisjon (nært samarbeid med Kristiansand brannvesen)
Tatt til orientering
Styreleder tar kontakt med Kristiansand Brannvesen med tanke på utarbeidelse av opplegg for brannøvelse tilpasset Gislemyrveien
2-4 brl. våren 2019. Styret innhenter info-materiell som tenkes distribuert til beboerne
Sak nr 20190006 Trefelling på kommunalt friområde
Svar fra Teknisk sektor Parkvesenet datert 26.02.2019
Tatt til orientering
Styret tar kontakt med firmaer som driver med trefelling og innhenter pristilbud på å felle de trærne som Parkvesenet har gitt
tillatelse til å fjerne innen 15. mai 2019 (frist).
Det er særlig viktig å få dokumentert at de som skal utføre jobben har riktig kompetanse og at firmaet som velges har de
forsikringer som trenges for å utføre denne typen arbeid.
Sak nr 20190007 Eventuelt
Andre saker til behandling
Tatt til orientering
Styret minner igjen om at de som har sykler som de ønsker å beholde i sykkelbodene, må snarest mulig merke disse med navn og
leilighetsnummer (fristen utløp 01.03.2019) – jfr to tidligere varseler (jan/febr) som er sendt til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.
Styret vil ta bilde av sykler der eier ikke gir seg til kjenne.
Uidentifiserte sykler vil bli gitt videre til Kirkens Bymisjon som vi nå er i ferd med å avtale henting av syklene med.
Leif Gunnar Vigebo, Leder Inger Lerøen, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem Jorunn Moi, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Side 2 av 2

Protokoll 17.01.19

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Ekstraordinært styremøte

Tid:             17.01.2019 18.00-20.45

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

  • Forespørsel fra beboer om det er mulig å få tilbake klesrulle i vaskeriet.

Henvendelsen er besvart og saken blir satt opp på en liste over innkomne ønskede tiltak i borettslaget. Listen vil bli saksbehandlet av Styret som utarbeider en innstilling. Innstillingen vedlagt forslagene vil bli forelagt Generalforsamlingen (GF) i slutten av april til avgjørelse

  • Det er kommet inn forslag om maling av gule vegger i fellesarealer.

Styret har svart forslagsstilleren at Styret vil avvente vedlikeholdsrapport med tilhørende plan for periodisk vedlikehold av all bygningsmasse i borettslaget som skal leveres i løpet av våren 2019.

Samme person ønsket også at oppgangene til 5.etg skulle merkes bedre.

Styret vil snarlig ta aksjon på dette i begge blokkene for alle oppgangene.

Oppdateringer:

  • Sjekking av brannalarm

Tirsdag 22.01.2019 fra kl. 0900 skal AS Elektrisk ha en gjennomgang å teste alle brannalarmene i hver leilighet i begge blokkene.

Informasjon er sendt ut og fullmakter innhentet

  • Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Denne er gjennomført og Styret har gitt aksept på anbud fra Thyssenkrupp Elevator AS som viser kostnad knyttet til å utbedre avvik som ble funnet

  • Undertegning av utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning med SBBL der utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan inngår som del av avtalen.

Kontrakten er 5-årig og ble undertegnet 11.01.2019.

Kontrakten løper fom 01.01.2019 og arbeidet med utarbeidelse av vedlikeholdsrapport / periodisk vedlikeholdsplan er allerede godt i gang og skal leveres oppdragsgiver i løpet av våren 2019.

  • Undertegning av avtale med Byggmester Ingebretsen ifm skifte av 4 småtak (to småtak + to utspring.

Avtalen ble undertegnet 11.01.2019 og arbeidet skal påbegynnes innen 01.02.2019 og være ferdig innen 01.03.2019 (må nok ta litt værforbehold).

Sakskart:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

 SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

Styret gikk gjennom resultat pr desember 2018 (foreløpige tall / ikke revisorgodkjente enda), rapport som viser sammenhengen mellom resultat og disponible midler pr. 31.12.2018 (foreløpige tall) og budsjett 2019.

Særlig fokus ble satt på økning av husleie med virkning fom 01.01.2019 og begrunnelsen for dette.

Vedtak: Styret tar de foreløpige økonomirapporter for 2018 og budsjett for 2019 til etterretning.

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet.

Det generalforsamlingen beslutter, tar Styret til etterretning og gjennomfører.

Regelverket tilsier at ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres når minimum 10 prosent av andelseierne krever ekstraordinær generalforsamling.

Dette er situasjonen i vårt tilfelle.

Krav om ekstraordinær generalforsamling ble mottatt av Styreleder den 7. januar 2019.

Innkalling skal skje minimum 8 dager og maksimum 20 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

Vedtak: Styret har besluttet at ekstraordinær generalforsamling skal avholdes tirsdag den 5. februar 2019 kl. 1800 i Gislestua.

Registrering skjer fra kl. 1730.

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Styret behandlet anbudet og et enstemmig styre gikk inn for å tildele denne jobben til AS Elektrisk ettersom dette er deres forslag til løsning av jordfeilproblematikken og fordi AS Elektrisk følger opp Gislemyrveien 2-4 brl. sitt internkontrollsystem på elektrosiden og kjenner anlegget meget godt.

Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å undertegn avtale med AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling i Gislemyrveien 2-4 brl.

Arbeidet igangsetter så fort som mulig.

SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler eller ikke selv har behov for plassen og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Styret hadde en høyttenkning rundt dette sakskomplekset og forstår at opprinnelige oversikter ikke var oppdatert og at faktisk status ikke stemte med kartet.

Dette blir nå ryddet opp i.

Vedtak: Prosessen videreføres på et oppdatert grunnlag.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                     Jorunn Moi  

Ansvar Service                                                                            Ansvar Bomiljø        

Per Otto Rasmussen

1.varamann f ff

Protokoll 18.12.2018

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             18.12.2018 18.00-21.25

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Jorunn Moi         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen.

1.varamann Per Otto Rasmussen var innkalt, men meldte kort tid før møtestart at han ikke kunne møte pga jobb. I hans sted ble varamann Henrik Nielsen innkalt på oppgitt mailadresse. Styret mottok ingen tilbakemelding fra ham.

Varamann Ellen Iversen hadde ikke mottatt innkallingen da hun hadde dataproblemer.

Mer enn 50 prosent av Styret var til stede og Styret var derfor beslutningsdyktig.

Ingen hadde merknader til innkallingen utover det som ovenfor er nevnt..

Gjennomgang av innkommen post

  • Varsel fra beboer om at det jobbes med krav til ekstraordinær generalforsamling knyttet til økt husleie.

Husleien er økt med utgangspunkt i de forventninger Styret har til merutgifter knyttet til driftsåret 2019.

Styret noterer at Nordea nå varsler økt rente på begge lån fom. 02.01.2019.

Videre har Styret vært i kontakt med SBBL vedr. forsikringsordningen som borettslaget i dag har gjennom forsikringsselskapet If.  Styret mener at de vilkår som gjelder og den prising som SBBL har oppnådd i sine forhandlinger med forsikringsleverandøren for driftsåret 2019, er konkurransedyktige som produkt betraktet.

Borettslaget har nylig skiftet til Canal Digital / Telenor og SBBL mener at det er lite å si på prisen man nå betaler for den tjenesten.

  • Påminnelse fra beboer om at sjekk av brann- og nødlysanlegg må sjekkes hvert år.

Sjekk av brann- og nødlysanlegg inngår fom høsten 2018 som en del av den internkontrollen som AS Elektrisk skal utføre for Gislemyrveien 2-4 brl. på elektrosiden.

Slik sjekk blir nå gjennomført den 22. januar 2019.

  • Varsel om vannmåleravlesning 2018

Fristen for innrapportering var satt til 31.12.2018.

Vannmåleravlesningen på begge målerne ble rapportert elektronisk til Ingeniørvesenet i Kristiansand den 6. desember 2018.

  • Etterspurt avklaring fra SBBL om system for forhandlinger av vilkår knyttet til leveranse av forsikringstjenester inn mot SBBL / forsikringsselskapet IF leverer tjenester i dag bl.a. til Gislemyrveien 2-4 brl.

Slik avklaring mottok Styret i mail fra SBBL den 6. desember 2018.

  • Varsel fra Nordea om økt lånerente på to lån med virkning fom. 02.01.2019.

Effektiv rente settes opp til 2,22% p.a. på det største lånet og 2,23% p.a. på det andre lånet.

  • Tilbud fra AS Elektrisk på endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Denne saken tas opp i første styremøte etter årsskiftet.

Oppdateringer:

  • Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018

Fortsatt under oppdatering.

  • Annet

Intet annet var nødvendig å oppdatere.

Sakskart:

SAK 64/2018 – Økonomi

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

SAK 69/2018 – Eventuelt

Merknader til sakskart?

Det fremkom ingen merknader til sakskartet

Saksbehandling / vedtak:

SAK 64/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapporten til etterretning.

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for SBBL sitt tilbud om å erstatte eksisterende forretningsavtale med en utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning.

Kontrakten har en varighet på 5 år.

Oppgaver som omfattes av kontrakten:

  • Rådgivning overfor Styret i tekniske spørsmål
  • Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan – NS 3424
  • Internkontrollsystem
  • Forsikring (5% rabatt på eksisterende premie)
  • Anbefaling av håndverkere
  • Tegninger
  • Bruk av måleinstrumenter
  • Systemnøkler

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med SBBL.

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i forhold til pris, responstid og teknisk gjennomføring.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for tilbudet fra Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Med et visst værforbehold kan han starte arbeidet i slutten av januar måned 2019.

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Ansvarshavende for Gislestua fremla et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som kan benyttes eksternt ifm slik utleie

Vedtak

Ansvarshavende for Gislestua oppdaterer nettpresentasjonen og malen i samsvar med Styrets anbefalinger.

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

Styreleder fremla forslag til møteplan for vårsesjonen 2019.

Styrets mandat går frem tom Generalforsamlingen i april-møtet 2019 – plan utover dette (mai/juni), bør anses som et forslag til møteplan for det nye Styret.

Vedtak

Forslag til ny møteplan for våren 2019 ble enstemmig vedtatt

SAK 69/2018 – Eventuelt

Det fremkom ingen saker under Eventuelt.

Denne saken/saksnummeret ble derfor annullert.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

                                                                                                     Jorunn Moi             

                                                                                                          Ansvar Bomiljø                                                                                                                

LGV/26.12.2018-rev.0