PROTOKOLL FRA Styremøte 26.03.2019 – Gislemyrveien 2-4 brl.
Leif Gunnar Vigebo, Leder
Jorunn Moi, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem
Inger Lerøen, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Gislestua
Organisasjon: GISLEMYRVEIEN 2-4 BORETTSLAG
Dato: 26.03.2019 kl 1800
Sted:
Til stede
Sak nr 20190008 Innkommen post
Styrepostkasser, mailer, brev
Tatt til orientering
Innkommet to brev med saker til generalforsamlingen 30. april 2019.
To saker fra en andelseier og fire saker fra en annen andelseier.
I tilleg er innkommet et ønske om oppgradering som settes på list over ønskede tiltak i Gislemyrveien 2-4 brl.
Agder Energi meddeler nye nettleiepriser med virkning fra 01.04.2019.
Sak nr 20190009 Oppdateringer
Saker på gang etc.
Tatt til orientering
A. Opprydding sykkelboder i god gang. Kirkens Bymisjon har vært og tatt med seg en del sykler. De kommer tilbake og tar
resterende som ikke er merket av beboere.
B. Skiftet alle utelys i bedd til LED lys. Fikk jordfeil i to av disse som gav utslag i alarm og har nå skiftet til LED med lyststyrke 1055
Lumen og brenntid 15.000 timer.
Kostnaden tas inn i løpet av 2-3år grunnet redusert strømregning fellesareal.
C. Undersøker nå prisleie vaktmestertjenester / renhold / vintervedlikehold for å sjekke om Brabo AS har konkurransemessig riktige
priser.
D. Dato for ny test av brannalarmer for de som ikke møtte eller gav fullmakt foreligger nå.
Berørte andelseiere vil motta varsel og må da utstede fullmakt eller selv / ved stedfortreder åpne døra slik at AS Elektrisk kommer
inn. Hvis så ikke skjer, vil AS Elektrisk bli gitt beskjed om å teste brannalarmen for andelseiers egen regning.
Sak nr 20190010 Økonomi
Godkjennelse årsregnskap 2018
Signere fullstendighetserklæring til revisor
Gjennomgang resulatregnskap pr. mars 2019
Vedtatt
Har gått gjennom og godkjent årsregnskap for 2018.
Har lest gjennom og godkjent årsberetning for 2018.
Har lest og signert fullstendighetserklæring… mv til revisor.
Sak nr 20190011 Eventuelt
Andre poster til behandling som ikke forelå da sakslista ble skrevet
Tatt til orientering
Styret vurderer å omgjøre gjesteparkeringsplasser til el-bilparkering. Undersøker formaliteter rundt dette.
Side 1 av 2
Leif Gunnar Vigebo, Leder Inger Lerøen, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem Jorunn Moi, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Side 2 av 2

https://brannvernforeningen.no/siteassets/pdf/minos/brannsikker-bolig-v2017-norsk.pdf

PROTOKOLL FRA Styremøte 26.02.2019
Leif Gunnar Vigebo, Leder
Jorunn Moi, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem
Inger Lerøen, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Gislestua
Organisasjon: GISLEMYRVEIEN 2-4 BORETTSLAG
Dato: 26.02.2019 kl 1800
Sted:
Til stede
Sak nr 20190001 Innkommen post
Styrepostkasser / mailer / brev o.a.
Tatt til orientering
Innkommen post
a)En beboer klager på rift i parkett pluss to andre småskader som beboer mener er påført av håndverkere som jobbet med
reparasjon knyttet til skifte av rør ifm fjernvarme i hans leilighet/ saken.
Saken er under behandling.
b)En beboer klager på vannlekkasje i taket på badet.
Saken er under behandling.
c)En beboer klager på at balkongdøra ikke er tett.
Saken er under behandling.
d) En beboer klager over støy fra dører og støy fra ledninger i fjernvarmeanlegget.
Saken er under behandling
Sak nr 20190002 Oppdateringer
Saker som går over flere styremøter / saker på gang etc.
Tatt til orientering
•5% rabatt på If forsikringspremie for brannvarsling (ikke medregnet naturskadedel) og vedlikeholdsplan er nå effektuert
•Andre utkast til «Utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning» er nå mottatt fra SBBL.
•Skiftning /reparasjon av 4 småtak (to småtak og to utspring) over inngangspartier er i gang og vil bli ferdigstilt innen 01.03.2019.
•Etterlyst sluttrapport fra Anticimex – foreløpig ikke mottatt
•Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning – gjennomført
•Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling – blir gjennomført uke 9.
•Testing av brannalarmer / reparasjon av avvik – Avvik lukket
.Videre oppfølging av de 20 prosentene som ikke møtte under inspeksjonen eller hadde undertegnet fullmakt slik at borettslaget
kunne gjennomføre sine forpliktelser i h.h.t Internkontroll systemet – Saken er under behandling
•Innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler – saken er under behandling
Sak nr 20190003 Økonomi
Resultatregnskap
Tatt til orientering
Resultatrapport pr. februar 2019 tatt til etterretning.
Sak nr 20190004 Dugnad våren 2019
Tidsfastsettelse / gjøremål / opplegg
Side 1 av 2
Tatt til orientering
Dugnad våren 2019 blir den 7. mai 2019 fra kl. 1200.
Revidert arbeidsliste for dugnaden, invitasjon til dugnad og påmeldingsliste med ønsket arbeidsområde utarbeides
Sak nr 20190005 Brannøvelse våren 2019 – trinn 2 i fremdriftsplanen
Råd om hvordan vi forbereder brannøvelse i et borettslag / motivasjon av bebore frem mot øvelsestidspunktet / avklare om det er
informasjonmateriell til disposisjon (nært samarbeid med Kristiansand brannvesen)
Tatt til orientering
Styreleder tar kontakt med Kristiansand Brannvesen med tanke på utarbeidelse av opplegg for brannøvelse tilpasset Gislemyrveien
2-4 brl. våren 2019. Styret innhenter info-materiell som tenkes distribuert til beboerne
Sak nr 20190006 Trefelling på kommunalt friområde
Svar fra Teknisk sektor Parkvesenet datert 26.02.2019
Tatt til orientering
Styret tar kontakt med firmaer som driver med trefelling og innhenter pristilbud på å felle de trærne som Parkvesenet har gitt
tillatelse til å fjerne innen 15. mai 2019 (frist).
Det er særlig viktig å få dokumentert at de som skal utføre jobben har riktig kompetanse og at firmaet som velges har de
forsikringer som trenges for å utføre denne typen arbeid.
Sak nr 20190007 Eventuelt
Andre saker til behandling
Tatt til orientering
Styret minner igjen om at de som har sykler som de ønsker å beholde i sykkelbodene, må snarest mulig merke disse med navn og
leilighetsnummer (fristen utløp 01.03.2019) – jfr to tidligere varseler (jan/febr) som er sendt til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.
Styret vil ta bilde av sykler der eier ikke gir seg til kjenne.
Uidentifiserte sykler vil bli gitt videre til Kirkens Bymisjon som vi nå er i ferd med å avtale henting av syklene med.
Leif Gunnar Vigebo, Leder Inger Lerøen, Styremedlem
Kari Log, Styremedlem Jorunn Moi, Styremedlem
Per Otto Rasmussen, Varamedlem
Side 2 av 2

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Ekstraordinært styremøte

Tid:             17.01.2019 18.00-20.45

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

• Forespørsel fra beboer om det er mulig å få tilbake klesrulle i vaskeriet.

Henvendelsen er besvart og saken blir satt opp på en liste over innkomne ønskede tiltak i borettslaget. Listen vil bli saksbehandlet av Styret som utarbeider en innstilling. Innstillingen vedlagt forslagene vil bli forelagt Generalforsamlingen (GF) i slutten av april til avgjørelse

• Det er kommet inn forslag om maling av gule vegger i fellesarealer.

Styret har svart forslagsstilleren at Styret vil avvente vedlikeholdsrapport med tilhørende plan for periodisk vedlikehold av all bygningsmasse i borettslaget som skal leveres i løpet av våren 2019.

Samme person ønsket også at oppgangene til 5.etg skulle merkes bedre.

Styret vil snarlig ta aksjon på dette i begge blokkene for alle oppgangene.

Oppdateringer:

• Sjekking av brannalarm

Tirsdag 22.01.2019 fra kl. 0900 skal AS Elektrisk ha en gjennomgang å teste alle brannalarmene i hver leilighet i begge blokkene.

Informasjon er sendt ut og fullmakter innhentet

• Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Denne er gjennomført og Styret har gitt aksept på anbud fra Thyssenkrupp Elevator AS som viser kostnad knyttet til å utbedre avvik som ble funnet

• Undertegning av utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning med SBBL der utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan inngår som del av avtalen.

Kontrakten er 5-årig og ble undertegnet 11.01.2019.

Kontrakten løper fom 01.01.2019 og arbeidet med utarbeidelse av vedlikeholdsrapport / periodisk vedlikeholdsplan er allerede godt i gang og skal leveres oppdragsgiver i løpet av våren 2019.

• Undertegning av avtale med Byggmester Ingebretsen ifm skifte av 4 småtak (to småtak + to utspring.

Avtalen ble undertegnet 11.01.2019 og arbeidet skal påbegynnes innen 01.02.2019 og være ferdig innen 01.03.2019 (må nok ta litt værforbehold).

Sakskart:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

 SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 01/2019 – Økonomi (resultater pr. desember 2018/budsjett 2019)

Styret gikk gjennom resultat pr desember 2018 (foreløpige tall / ikke revisorgodkjente enda), rapport som viser sammenhengen mellom resultat og disponible midler pr. 31.12.2018 (foreløpige tall) og budsjett 2019.

Særlig fokus ble satt på økning av husleie med virkning fom 01.01.2019 og begrunnelsen for dette.

Vedtak: Styret tar de foreløpige økonomirapporter for 2018 og budsjett for 2019 til etterretning.

SAK 02/2019 – Krav om ekstraordinær generalforsamling som følge av Styrets beslutning om å øke husleia med i snitt kr. 200,- per leilighet fom 01.01.2019 – jfr. SAK 60/2018

Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet.

Det generalforsamlingen beslutter, tar Styret til etterretning og gjennomfører.

Regelverket tilsier at ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres når minimum 10 prosent av andelseierne krever ekstraordinær generalforsamling.

Dette er situasjonen i vårt tilfelle.

Krav om ekstraordinær generalforsamling ble mottatt av Styreleder den 7. januar 2019.

Innkalling skal skje minimum 8 dager og maksimum 20 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

Vedtak: Styret har besluttet at ekstraordinær generalforsamling skal avholdes tirsdag den 5. februar 2019 kl. 1800 i Gislestua.

Registrering skjer fra kl. 1730.

SAK 03/2019 – Tilbud fra AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Styret behandlet anbudet og et enstemmig styre gikk inn for å tildele denne jobben til AS Elektrisk ettersom dette er deres forslag til løsning av jordfeilproblematikken og fordi AS Elektrisk følger opp Gislemyrveien 2-4 brl. sitt internkontrollsystem på elektrosiden og kjenner anlegget meget godt.

Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å undertegn avtale med AS Elektrisk om endring av teknisk løsning for jordfeilmåling i Gislemyrveien 2-4 brl.

Arbeidet igangsetter så fort som mulig.

SAK 04/2019 – Status og regelverk rundt innkalling av parkeringsplass eller garasjeplass fra andelseiere som sitter med begge deler eller ikke selv har behov for plassen og det er venteliste på parkeringsplass / garasjeplass fra andelseiere som ikke har noen av delene

Styret hadde en høyttenkning rundt dette sakskomplekset og forstår at opprinnelige oversikter ikke var oppdatert og at faktisk status ikke stemte med kartet.

Dette blir nå ryddet opp i.

Vedtak: Prosessen videreføres på et oppdatert grunnlag.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                     Jorunn Moi  

Ansvar Service                                                                            Ansvar Bomiljø        

Per Otto Rasmussen

1.varamann f ff

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             18.12.2018 18.00-21.25

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Jorunn Moi         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen.

1.varamann Per Otto Rasmussen var innkalt, men meldte kort tid før møtestart at han ikke kunne møte pga jobb. I hans sted ble varamann Henrik Nielsen innkalt på oppgitt mailadresse. Styret mottok ingen tilbakemelding fra ham.

Varamann Ellen Iversen hadde ikke mottatt innkallingen da hun hadde dataproblemer.

Mer enn 50 prosent av Styret var til stede og Styret var derfor beslutningsdyktig.

Ingen hadde merknader til innkallingen utover det som ovenfor er nevnt..

Gjennomgang av innkommen post

• Varsel fra beboer om at det jobbes med krav til ekstraordinær generalforsamling knyttet til økt husleie.

Husleien er økt med utgangspunkt i de forventninger Styret har til merutgifter knyttet til driftsåret 2019.

Styret noterer at Nordea nå varsler økt rente på begge lån fom. 02.01.2019.

Videre har Styret vært i kontakt med SBBL vedr. forsikringsordningen som borettslaget i dag har gjennom forsikringsselskapet If.  Styret mener at de vilkår som gjelder og den prising som SBBL har oppnådd i sine forhandlinger med forsikringsleverandøren for driftsåret 2019, er konkurransedyktige som produkt betraktet.

Borettslaget har nylig skiftet til Canal Digital / Telenor og SBBL mener at det er lite å si på prisen man nå betaler for den tjenesten.

• Påminnelse fra beboer om at sjekk av brann- og nødlysanlegg må sjekkes hvert år.

Sjekk av brann- og nødlysanlegg inngår fom høsten 2018 som en del av den internkontrollen som AS Elektrisk skal utføre for Gislemyrveien 2-4 brl. på elektrosiden.

Slik sjekk blir nå gjennomført den 22. januar 2019.

• Varsel om vannmåleravlesning 2018

Fristen for innrapportering var satt til 31.12.2018.

Vannmåleravlesningen på begge målerne ble rapportert elektronisk til Ingeniørvesenet i Kristiansand den 6. desember 2018.

• Etterspurt avklaring fra SBBL om system for forhandlinger av vilkår knyttet til leveranse av forsikringstjenester inn mot SBBL / forsikringsselskapet IF leverer tjenester i dag bl.a. til Gislemyrveien 2-4 brl.

Slik avklaring mottok Styret i mail fra SBBL den 6. desember 2018.

• Varsel fra Nordea om økt lånerente på to lån med virkning fom. 02.01.2019.

Effektiv rente settes opp til 2,22% p.a. på det største lånet og 2,23% p.a. på det andre lånet.

• Tilbud fra AS Elektrisk på endring av teknisk løsning for jordfeilmåling

Denne saken tas opp i første styremøte etter årsskiftet.

Oppdateringer:

• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018

Fortsatt under oppdatering.

• Annet

Intet annet var nødvendig å oppdatere.

Sakskart:

SAK 64/2018 – Økonomi

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

SAK 69/2018 – Eventuelt

Merknader til sakskart?

Det fremkom ingen merknader til sakskartet

Saksbehandling / vedtak:

SAK 64/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapporten til etterretning.

SAK 65/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan for Gislemyrveien 2-4

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for SBBL sitt tilbud om å erstatte eksisterende forretningsavtale med en utvidet forretningsførerkontrakt teknisk forvaltning.

Kontrakten har en varighet på 5 år.

Oppgaver som omfattes av kontrakten:

• Rådgivning overfor Styret i tekniske spørsmål
• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan – NS 3424
• Internkontrollsystem
• Forsikring (5% rabatt på eksisterende premie)
• Anbefaling av håndverkere
• Tegninger
• Bruk av måleinstrumenter
• Systemnøkler

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med SBBL.

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i et kortsiktig og mer langsiktig perspektiv.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 66/2018 – Vurdering av mottatte anbud ifm utbedring av tak over 4 innganger (to tak og to utspring)

Styret gikk gjennom de tre tilbudene som var kommet inn og satt disse opp mot hverandre både i forhold til pris, responstid og teknisk gjennomføring.

Vedtak

Styret vedtok enstemmig å gå for tilbudet fra Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Med et visst værforbehold kan han starte arbeidet i slutten av januar måned 2019.

Styret gir styreleder fullmakt til å undertegne slik avtale med Byggmester Per Otto Ingebretsen.

Øvrige anbydere vil motta beskjed om at oppdraget er gått til annen leverandør.

SAK 67/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Ansvarshavende for Gislestua fremla et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som kan benyttes eksternt ifm slik utleie

Vedtak

Ansvarshavende for Gislestua oppdaterer nettpresentasjonen og malen i samsvar med Styrets anbefalinger.

SAK 68/2018 – Møteplan for Styret – våren 2019

Styreleder fremla forslag til møteplan for vårsesjonen 2019.

Styrets mandat går frem tom Generalforsamlingen i april-møtet 2019 – plan utover dette (mai/juni), bør anses som et forslag til møteplan for det nye Styret.

Vedtak

Forslag til ny møteplan for våren 2019 ble enstemmig vedtatt

SAK 69/2018 – Eventuelt

Det fremkom ingen saker under Eventuelt.

Denne saken/saksnummeret ble derfor annullert.

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

                                                                                                     Jorunn Moi             

                                                                                                          Ansvar Bomiljø                                                                                                                

LGV/26.12.2018-rev.0

Gislemyrveien 2 & 4 Borettslag

Protokoll:   Styremøte

Tid:             27.11.2018 18.00-21.20

Sted:           Gislestua

Tilstede:     Leif Gunnar Vigebo

                   Inger Lerøen

                   Kari Log

                   Jorunn Moi

                   Per Otto Rasmussen (1.varamann)         

Møteleder: Vigebo

Referent:    Vigebo

Innkallingen til møtet ble sendt via SBBL-portalen

Ingen hadde merknader til innkallingen.

Gjennomgang av innkommen post

• Klager ønsker røykfritt inngangsparti

Se SAK 63/2018 under

• Spørsmål knyttet til fjernvarme

Styret har vært i kontakt med Agder Energi (leverandør av fjernvarme), Brunata (måling av forbruk av fjernvarme) og rørlegger Flaa (som vi benytter i borettslaget bl.a. knyttet til fjernevarmeutfordringer).

Spørsmålsstilleren hadde registrert at man nå – sammenlignet med tidligere – måtte sette ovnen i leiligheten på 4 istedenfor 3 for å oppnå samme varme i rommet når termostaten f.eks stod på 22 grader C. Spørsmålsstilleren lurte på om dette ville føre til høyere driftsutgifter knyttet til fjernvarme?

Agder Energi svarer kategorisk nei på det spørsmålet og viser bl.a. til at termostatene ikke er helt like.

• Felling av bjørketrær i lekeparken

Det er kommet inn ønske om å søke Parkvesenet om å felle noen trær som står i lekeparken fordi disse skygger for sola i 1.etasje i 4-er blokka.

Styret har tidligere i høst søkt Parkvesenet i Kristiansand kommune om felling av to morelltrær utenfor 2-er blokka (da biler blir fulle av fugleskitt når de står parkert på anvist plass i bærtiden).

Søknader til Parkvesenet må være Parkvesenet i hende innen 31.12.2018 for å bli behandlet i 2019.

Når man søker grunneieren Kristiansand kommune om felling av trær elektronisk, må man vedlegge kartutsnitt som viser hvor trærne man ønsker å felle er plassert på kartutsnittet.

Naboer som er berørt skal også varsles f.eks. gjennom Velforening eller direkte.

Styret har besluttet at man nå bør melde inn et samlet behov for felling av de trær der Kristiansand kommune er grunneier som kommer i tillegg til de to morelltrærne det allerede er søkt for.

Styret henstiller til beboerne å komme med innspill til hvilke trær som bør felles på Kristiansand kommunes eiendom som grenser opp til Gislemyrveien 2-4 brl sin eiendom og at disse innspillene kommer inn før neste styremøte som da er 18. desember 2018. 

Alle i Styret har tilgang på kartutsnitt som kan benyttes til å merke av trærne.

Styret henstiller til beboerne både å vurdere dette behovet ift trær som skygger for sol i borettslaget og ift pollenallergi som enkelte sliter med.

Dersom kart og nabovarsel er på plass innen neste styremøte, vil søknad om felling av trær bli sendt inn innen 31.12.2018 og slik sett være rettidig levert ift behandling av søknaden ila 2019

• Overvåking i 4-blokka

Som følge av tyveri i 4-er blokka, er det kommet inn ønske om å likestille de to blokkene mht overvåking. Forslagsstilleren mener at det ikke er behov for innvendig kameraovervåking knyttet til 2a, 2b og 2c lenger og at disse kameraene bør flyttes utvendig for å overvåke parkeringsplassene utenfor 2a, 2b ,2c, 4a, 4b og 4c.

Styret er positiv til at man undersøker muligheten til også å etablere en overvåking av 4-er blokka.

Styret har ikke tro på å flytte eksisterende kameraer som er montert ved inngangene i 2-er blokka til andre områder i borettslaget.

Da mener Styret det er bedre å innhente priser fra samme leverandør som har levert utstyret til 2-er blokka (Standley Security) og få disse til å kople opp nytt utstyr i 4-blokka slik at gammel og nytt overvåkningsutstyr fra samme leverandør virker parallelt og avleses av dedikert person i Styret på skjerm på kontoret i 4-er blokka.

Styret er også obs på at man mest sannsynlig vil måtte søke Datatilsynet om en slik utvidelse av overvåking i borettslaget.

Styret er også noe skeptisk til mer overvåking enn det man strengt tatt trenger i borettslaget og vurderer overvåking av parkeringsplassene til de som bor i Gislemyrveien 2-4 brl å ligge utenfor det man strengt tatt trenger og at det også grenser opp til overvåking av en offentlig plass selv om det er borettslagets anviste parkeringsplasser vi her snakker om.

Så er det slik at alle forbedringer i et visst omfang, fører til økte kostnader. Styret har et budsjett å forholde seg til og vil ikke kunne si ja til ethvert forslag til forbedringer i borettslaget.

Styret vil derfor frem mot GF i april 2019 sette opp en liste over innkomne forslag til forbedringer i borettslaget som legges frem for GF som egen sak med Styrets forslag til vedtak

• Periodisk sikkerhetskontroll av heis innretning

Det er nå snart to år siden Heiskontrollen AS kontrollerte løfteinnretningene (heisene) i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har derfor den 16. november 2018 mottatt varsel om lovpålagt periodisk sikkerhetskontroll.

Denne vil bli gjennomført i løpet av de nærmeste 1-3 måneder.

Styret har kvittert for varselet og avventer nå nærmere beskjed fra Heiskontrollen AS om når tid de vil gjennomføre den lovpålagte periodiske sikkerhetskontrollen

• Styret har mottatt henvendelse om at søppelrommet åpner for sent og stenger for tidlig.

Styret har også sett eksempler på at beboere setter fra seg søppel utenfor søppelrommet og at katter, kråker, skjærer e.l. roter søpla i posene utover fellesarealet utenfor.

Styret vil innskjerpe at ingen må etterlate søppelposer o.l. utenfor noen del av Gislemyrveien 2-4 brl.

For at folk som skal tidlig på jobb, kan ta søpla med seg ned i søppelrommet og at de som har selskap skal kunne ta ned søpla litt senere enn det som er praksis nå, vil Styret innføre en forsøksordning der søppelrommet åpner kl. 0600 om morgenen og stenger kl. 2300 om kvelden.

Vaktmesteren gis beskjed om å stille «timeren» i søppelrommet overensstemmende.

Dersom Styret ser eller får tilbakemeldinger om at dette misbrukes på noe vis, vil Styret vurdere å gå tilbake til den ordningen som har vært praktisert til nå

Oppdateringer:

• Oppdatering av arbeidsfordelingslisten for Styret (sist oppdatert 28.10.2018)

Det ble ikke vedtatt nye endringer i «Arbeidsfordelingslisten for Styret» i styremøtet 27.11.2018

• Oppdatering av status inngåtte avtaler med underleverandører for borettslaget (sist oppdatert 26.06.2018)

Oversikten er under oppdatering / det kom ingen nye avtaler som skal inn på denne oversikten frem i styremøtet 27.11.2018

• Jordfeil på anlegget – AS Elektrisk

AS Elektrisk meddelte den 21. november 2018 at saken nå er lukket.

Dette vil bli dokumentert i borettslagets internkontrollsystem.

Styret har bedt AS Elektrisk komme opp med forslag til alternativ løsning for jordfeilvarsling i borettslaget vedlagt kostnadsoverslag i tilfellet borettslaget skulle få tilsvarende målinger på et senere tidspunkt der grenseverdien på 300mA i hovedtavla i sum blir overskredet

• SAK  30/2018 – Teleslynga i Gislestua

Ny teleslynge er montert i Gislestua.

Den er testet av hørselshemmede og virker OK.

Bord for hørselshemmede vil bli reservert på sentralt sted ift teleslyngas virkeområde.

• SAK 32/2018 – Forberedelse brannøvelse våren 2019

Punkt 1 i plan knyttet til forberedelse av brannøvelse våren 2019 ble gjennomført.

Styret + Vaktmester fikk opplæring i alarmanlegget som er knyttet til Kristiansand Brannvesens sentral like før styremøtet tok til 27.11.2018.

• SAK 41/2018 – Status Anticimex

Vi fikk forleden over telefon opplyst fra Anticimex-inspektøren som hadde ansvaret for søk etter og utrydding av tyske kakerlakker i oppgang 2C, at det nå ikke finnes spor etter tyske kakerlakker hverken i den berørte leiligheten eller øvrige leiligheter i 2C.

For sikkerhets skyld vil inspektøren ta en siste undersøkelse i den berørte leiligheten straks over årsskiftet. Etter det og såfremt det ikke avdekkes nye spor, vil saken bli lukket fra Anticimex side.

• SAK 52/2018 – Avfall Sør v/Yngvar Mjaaland – resultat av møte med Styreleder og vaktmester den 7. november 2018

Avfall Sør var gjennomgående meget godt fornøyd med søppelhåndteringen i Gislemyrveien 2-4 brl. De fremhevet allikevel muligheten for å spare noe penger gjennom enda bedre sortering og da spesielt i forholdet mellom restavfall (grå dunk) og bioavfall (brun dunk).

Avfall Sør spurte om lov til å ta noen bilder av søppelrommet i borettslaget. Han syntes dette var veldig bra organisert og hadde lyst til å bruke dette som eksempel på hvordan et søppelrom kan organiseres.

Vaktmesteren og tidligere styre/styrer må ha æren for at dette er så bra og virker så godt.

• SAK 55/2018 – Tilbud reparasjon/fornying av 4 småtak over hovedinnganger

Vi har så langt hatt inne to byggmesterfirmaer til å se på dette og et tredje kommer mest sannsynlig ila kommende eller neste uke

Da setter vi sluttstrek for anbudsinnhenting og beslutter hvem som skal få jobben. Pris, løsning og responstid vil avgjøre valget.

• Opplæring av styrerepresentanter i SBBL regi

Kurser i SBBL regi er gratis for Gislemyrveien 2-4 brl.

De som deltar på kurs gir bort egen fritid og får tilbake mer kunnskaper om de emner som blir behandlet på kurset.

Kurs 1:

To fra Styret har vært på Grunnkurs i styrearbeid i borettslag og sameier hos SBBL den 5. november 2018. 

Kurs 2:

Tre var også på kurs i SBBL-portalen den 22. november 2018.  

Da ble alle beboere bedt om å registrere seg i Portalen til SBBL og godta elektronisk kommunikasjon hvis de har muligheten til det.

Det er utlyst en konkurranse der Miljøfondet har stilt til disposisjon en premiepott på i alt kr. 100.000,-. Fordelt slik:

• Kr. 10.000,- går til det boligselskap med flest beboere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • Kr. 10.000,- går til det første boligselskap med 100 % oppslutning , minst 20 enheter totalt
  • Kr.   5.000,- trekker ut 4 boligselskaper som kommer over 70 %
  • Kr.   5.000,- trekker ut 2 boligselskap som kommer over 100 stk
  • Kvadraturen gavekort pålydende kr. 1.000,- til 20 enkelteiere som har godtatt elektronisk kommunikasjon
  • De siste kr. 30.000,- blir spart til ny konkurranse våren 2019

Det er bare å sette i gang…..

OBS: Egen info om registrering i SBBL portalen og godkjennelse av elektronisk kommunikasjon er sendt ut til alle beboere i Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret vil anbefale at andelseiere/beboere følger SBBLs anmodning.

Kurs 3:

Så er fire fra Styret meldt på kurs hos SBBL den 3. desember 2018. Tema er todelt – 1) juridiske utfordringer som Styret kan møte i hverdagen og 2) hvordan man skaper gode arbeidsforhold/relasjoner i et styre

• Annet – ( bl.a. praksis knyttet til bruk av Coop-kort, Jysk-kort o.l.)

Styret gikk gjennom hvordan man i praksis skal forholde seg til kjøpekort som er tilgjengelige for Styrets representanter.

Ingen øvrige forhold fremkom under denne sekkeposten.

Sakskart:

SAK 58/2018 – Økonomi

SAK 59/2018 – Budsjett

SAK 60/2018 – Økning av husleia

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

SAK 63/2018  ­- SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Merknader til sakskartet.

Det fremkom ingen merknader til sakskartet.

Saksbehandling / vedtak:

SAK 58/2018 – Økonomi

Styret gikk gjennom resultatregnskap og balanseoppsett per November 2018 (hentet fra SBBL portalen)

Vedtak:

Styret tar økonomirapportene til etterretning.

SAK 59/2018 – Budsjett

Styreleder har vært i møte med SBBL representanten for Gislemyrveien 2-4 brl og drøftet endringer som må gjøres i budsjettet for å ta høyde for økte kostnader som forventes komme i løpet av 2019:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

SBBL har i denne sammenhengen vurdert i sin regnemodell hvor mye man på snittbasis må øke husleia i borettslaget for at regnskapet skal gå i balanse og at man har ressurser nok til å dekke kostnadene som er nevnt ovenfor i tillegg til det løpende kostnadene/vedlikeholdet som ellers er innbakt i budsjettet.

Styret understreker at budsjettet ikke har tatt høyde for å dekke kostnader til større vedlikeholdsarbeider som den nå snart bestilte Vedlikeholdsrapporten eventuelt måtte peke på at er nødvendig å gjennomføre og som vil kunne få en kostnadsmessig effekt på driftsåret 2019.

Styret gikk gjennom det mottatte reviderte forslaget til budsjett for 2019

Vedtak:

Revidert budsjett for Gislemyrveien 2-4 brl. vedtas uten ytterligere merknader

SAK 60/2018 – Økning av husleia

Se saksutredning SAK 59/2018 – Budsjett ovenfor

Vedtak:

Styret vedtar at husleia i Gislemyrveien 2-4 brl. i snitt skal øke med kr. 200,- pr. måned per leilighet med virkning fra 01.01.2019.

Dette innebærer at når SBBL legger inn brøken som skiller stor og liten leilighet, så vil store leiligheter få noe i overkant av kr. 200,- i husleieøkning per. måned og mindre leiligheter noe i underkant av kr. 200,- i husleieøkning.

Styret minner om at endringer i forskuddinnbetalingen knyttet til fjernvarme, ikke er tatt hensyn til i den oppgitte husleieøkningen og vil komme som en egen korrigering basis forholdet mellom den enkeltes forbruk, forskuddsinnbetaling og historisk tallmateriale.

Årsaken til økningen av husleia i denne omgang er følgende:

• Utarbeidelse av vedlikeholdsrapport med tilhørende periodisk vedlikeholdsplan for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 brl.
• Ny avtale inngått med Brabo AS innenfor vaktmestertjenester, renholdstjenester og vintervedlikehold (snøfresing/strøing/skuffing)
• Reparasjon av 4 småtak knyttet til hovedinnganger
• 15 % påslag på forsikringspremien til If fom 01.01.2019 inkl. indeks for 2019 begrunnet i skadehistorikk.
• 4 % økning i honorar for forretningsførsel og tilleggstjenester
  • Sentralbanksjefen har gjentatte ganger varslet en stigende rentebane og sagt at man i løpet av 2019 må forvente en gradvis økning av styringsrenta i Norges Bank. Dette velger Styret å ta hensyn til i budsjetteringa og legger inn en flat økning over året med 0,3 prosent p.a. ift gjeldende rentenivå

Det er så langt i budsjettet ikke tatt høyde for eventuelle store vedlikeholdsbehov i 2019 som kan bli påpekt gjennom Vedlikeholdsrapporten som Styret forventer ferdig utarbeidet ila budsjettperioden.

Styret vil gi honnør til den interesse det ble utvist for dugnadsarbeid høsten 2018. 

Våren 2019 skal  borettslaget ha en ny dugnad. Dersom borettslaget aktivt kan medvirke til å ta småjobber på dugnad, så vil det virke positivt inn på kostnadssiden i regnskapet fordi vi da slipper å leie inn eksternt personell til å ta seg av den typen jobber.

SAK 61/2018 – Forhold knyttet til utleie av Gislestua

Styret ønsker at det skjer en oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand»

Styret ønsker også at det utarbeides en mal for oppslag som skal benyttes når Styret ønsker å markedsføre Gislestua gjennom eksternt oppslag.

Forslag til vedtak:

Ansvarshavende for Gislestua fremlegger i neste styremøte (18.12.2018) et forslag til oppdatering av nettpresentasjonen «Gislestua – selskapslokale til leie i Vågsbygd, Kristiansand» og forslag til mal for oppslag som beskrevet ovenfor.

SAK 62/2018 – Status prosess utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for Gislemyrveien 2-4 brl.

Styret har nå mottatt tre konkurrerende anbud på utarbeidelse av vedlikeholdsrapport for all bygningsmasse i Gislemyrveien 2-4 borettslag.

Forslag til vedtak:

Styret går nå av tidsmessige årsaker, ikke videre med å innhente nye anbud i denne prosessen.

Styret vil frem mot neste styremøte (18.12.2018) vurdere de anbudene som er kommet inn opp mot hverandre og tar sikte på å realitetsbehandle anbudene i neste styremøte som da er det siste planlagte styremøtet i 2018.

SAK 63-2018 – Klager ønsker røykfrie inngangspartier i Gislemyrveien 2-4

Dette er en sak som må vurderes i forhold til Husordensreglementet som igjen er vedtatt i Generalforsamlingen og sist revidert i 2010.

Røykeloven kom i 2004.

Det er klagers oppfatning at enkelte av beboerne jevnlig står rett utenfor inngangspartiene og røyker.

Alle som skal inn i leilighetene sine er nødt til å passere gjennom dette området.

Vedtak:

I erkjennelsen av at:

•  tobakksrøyk kan være svært plagsomt for astmatikere, folk som har kols e.l. luftveisplager, og
• det faktum at borettslaget markedsfører seg selv som et grønt borettslag,

besluttet Styret enstemmig å fremme sak for Generalforsamlingen (GF) til fordel for røykfritt inngangsparti i hele Gislemyrveien 2-4.

Styrets anbefaling i saken vil bli tilkjennegitt i innkallingen til GF våren 2019.

Dersom GF er enig i Styrets anbefaling i saken, vil Husordensreglene bli endret i samsvar med vedtaket og merking med røykfritt inngangsparti bli satt opp ved alle inngangspartier i borettslaget.

Et brudd på disse reglene, vil i så tilfelle bli behandlet som brudd på andre deler av Husordensreglene

Signering ved godkjenning av protokoll

Leif Gunnar Vigebo                                                                      Inger Lerøen

Styreleder                                                                                       Nestleder

Kari Log                                                                                           Jorunn Moi

Ansvar Service                                                                               Ansvar Bomiljø

Per Otto Rasmussen

 ( 1.varamann)

LGV/06/12/2018 – rev. 1